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何をするにも時間がかかる!2度手間も当たり前!通常業務をさせて!!

課題

今回の人事で、経理と総務を一手に引き受けることになりました。
前任者から当時のやり方をそのまま引き継ぎましたが、いざ当時のやり方で仕事を進めてみると障害だらけ。

 

せっかくGoogle Appsを導入しているのに、約半分が紙ベースでの仕事なので、

休暇申請にしてもどこで滞っているのか総務では把握が全くできません。

 

また、弊社ではタイムカード形式ではなく、GoogleサイトとGoogleフォームで打刻管理をしているのですが、

ひとまず手作業で紙におこしてから、スプレッドシートに記入しているので時間がかなりかかります。
さらに面倒なことに、似たような作業が複数存在するので本当に困りました。

 

また、カレンダーが見づらいのか、カレンダーを利用している社員はほとんどいません。

 

上記のことから、Google Appsをうまく利用しての社内運用を目指していますが、

何か良い案はありますでしょうか。

ご提案

お客様の困ったことにピッタリの提案が弊社にございます。

ヒアリングしたところお客様は、ワークフロー・タイムカード・カレンダーに困っているご様子。
日本技芸様が開発している『rakumo』というGoogle Appsではまかないきれないところをカバーしてくれる

シリーズ製品がございます。

1.ワークフロー
 rakumoワークフローなら、社内で申請順を整えてあげれば誰がどのような申請をし、

 どこで止まっているのかを「見える化」できます。
 また、申請が止まっている方に対してコメントできるので滞ることはありません。

2.タイムレコーダー
 rakumoタイムレコーダーなら、今までの面倒な作業はしなくても済みます。
 WebブラウザまたはFeliCaカードで出退勤の打刻、

 IDやPASSはGoogle Appsと同じなので手間が掛かりません。
 また、CSVにて打刻データ管理が可能なのでかなりの時間の削減になるといえるでしょう。

3.カレンダー
 rakumoカレンダーは、個人・チーム向きのGoogleカレンダーを組織・グループ向きの日本企業向けに

 デザインされた製品です。
 Googleカレンダーでは、部下のスケジュールを把握しにくい、社員の空き時間が分かりにくい、

 目的の社員にたどり着けない等といったことが起こります。
 上記のことをカバーしつつ分かりやすいスケジュール管理ができます。

結果

rakumoを導入後、かなりの時間の効率化に成功しました。
ワークフロー、タイムレコーダー、カレンダーともに使いやすく、社員たちからのウケも上々です。
また、個人的にも仕事の作業が早く進み通常業務もできるので大変助かっています。

また、どこで申請が止まってるかいちいち確認しなくてもワークフローを見れば一目瞭然です。
さらに、カレンダーもかなり使いやすくなって、たまに発生していたダブルブッキングも解消されました。

以外と驚いたのが、紙の削減に繋がっていたことです。
今までそんなに使っていたのかと驚く程でした。

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