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面倒な作業はもうたくさん!ないないづくしを終わりにします!

課題

現在社内では、サイボウズ8を利用中です。
現状、タブレットでPCサイトを利用しつつ仕事をしているのですが残念ながら使いづらい場面が

多々起こるようになりました。

そのタブレットはカレンダーに連携していないもので、スケジュールの確認と変更をするためにはどちらにしても一度会社に戻らなくてはいけません。

 

容量についても深刻です。
社内サーバーでは1人当たりのファイル・メール容量が50MB。
現在の仕事量に比べると容量が非常に足りていません。
できれば社内サーバーにあるメールデータも移行したいと考えております。

 

さらに、社内のシステム管理をするためにOSのバージョンアップ、セキュリティ強化、サーバーメンテナンスと想像以上の手間と費用がかかることに驚きました。

 

また、他社にて常駐している社員もいるため連絡手段が限られており、どこでも利用できるクラウド型サービスに着目しました。

ご提案

Google Appsを導入すれば、タブレットだけでなくスマートフォンからでもアクセスすることができ、

インターネット環境があればどのデバイスからでも利用できます。


また、今までカレンダー連携が出来ていなかったとのことですが、Google Appsはカレンダーも自動で連携していますのでわざわざ会社に戻る必要はありません。
社外にて仕事をしている社員の方とも容易に連絡とカレンダーの共有ができます。



容量についてですが、こちらもGoogle Appsで解決できます。
自社サーバーの決められた容量を人数分割り当てていたため、

使用する容量が人数が増えるたびに少なくなっていったと思うのですが、

Google Appsなら1人あたり30GBと容量が徐々に減っていくことはありません。
また、容量を追加する場合は個人単位で20GBから追加することができます。

 

面倒なシステム管理については、ハードウェアやソフトウェアを追加購入することなく、

無料で様々な新機能が継続的に提供される大規模なアップグレードができるため

大幅に時間と費用を節約することができます。

結果

Google Appsを導入後、社員からとても使いやすく、便利になったとの声を多数聞くようになりました。
容量の制限があったことが非常に困っていたらしく、資料1つ作成するのも気を使っていたと言っていました。
これからはいちいち容量を気にしなくても気持ちよく仕事ができると喜んでいます。

 

また、プライベートで無料のGmailを使用していたためか、

Google Appsを利用するのに違和感なく溶け込むことができました。
以前はOutlookを利用して、若干やりにくいところがあったのですが、

Gmailで統一されて良かったと思っています。
社内サーバーにあったメールデータもそのまま移行できたので今までのお客様とのやりとりも

履歴に残っていますので助かっています。

 

今まではクラウド型のサービスは少し不安なところがあるのかと思っていましたが、

担当者の話を聞いていくうちにとても便利で楽なシステムだということがわかりました。
従来のシステム管理には、システム専任の社員がOSのバージョンアップからセキュリティ、

システムメンテナンスとかなりの時間とコストがかかっていましたが、
Google Appsはそういった管理を必要としないサービスでいつでもどこでも利用ができるので

大幅なコストカットに成功しました。

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