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メールでのデータのやり取りが不要になり、大幅な生産性向上を実現

課題

私たちは各主要都市に店舗を構える老舗料亭です。

 

基本的に各店間の連絡はメールで、中にはWordやExcelを何度もやり取りすることもあります。
各店舗ごとに営業時間が異なるため、どうしても書類にタイムラグが発生していまいます。
共同で書類を作成するのにいちいちメールを送らないといけないのは些か困ったことになりました。

 

また、従業員が多い店舗ではシフト作成や経理作業をひとつのUSBで行っているため、USBを取りにいくという大変な手間とセキュリティ面が心配です。

 

さらにできれば、店舗ごとにイベントが異なるため日程を把握出来るものはないかと探しております。
現状では、画像を探し・記入、さらに店舗数ごとのカレンダーになるので見づらいのです。

 

それらを解消するには何か良いシステムはないかと色々探してくうちにGoogle Appsの存在を知りました。

ご提案

(1)書類に関してはドライブで解決できます
   Googleドライブであれば、必要なドキュメントやスプレッドシートを共有するだけで空いた時間で
   書類作成をすることができます。
   なので、お互いにメールを送りあう手間はなくなります。

 

   また、経理作業やシフト作成についてもドライブで解決できます。
   共有するときに他の人を招待しなければ、機密は漏れません。

 

   セキュリティ面でも、Google Appsは独立した第三者の監査人による監査によるもので、
   Google Apps の SSAE 16 および ISAE 3402 Type II 認定を受けていますので
   安心してご利用頂けます。

 

(2)イベントの把握についてはカレンダーが役に立ちます
   Googleカレンダーに入力すればどの店舗がどのようなイベントを開催しているか一目瞭然です。
   また、店舗ごとに色分けができますのでさらに見やすくなります。

結果

Google Apps導入後、驚くくらいに効率的な流れができました。
書類に関しては、誰がどこの書類を作成していることが一目でわかり進捗管理ができ、
間違っていたらすぐにコメント出来るので助かっています。

 

経理担当者やシフト担当者もいちいちパソコンやUSBを待たなくても仕事ができると喜んでいました。

また、各店舗のイベントですが1つのカレンダーに色分けできるのでかなり使いやすくなっています。

それぞれの店舗の責任者たちもわかりやすいし使いやすいとの声があがっていて、導入して良かったと
実感しました。

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