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無料版Gmailから有料版へ移行してセキュリティ強化と業務効率向上を実感

課題

当社開発製品を販売するにあたり製品の勉強を代理店にGoogleサイトにe-learning用のサイトを作り、デモ動画でしていただいています。
ビジネス用のGoogleを使用するのに今一歩踏み出せず、無料版のGmailで動画を保存して代理店にアカウントとパスワードをそのまま教えている現状です。

 

また、動画の容量が大きいため一つの動画に対して1アカウントしか容量制限のため使えず、製品数に伴い動画の数(アカウント数)も増えており管理が難しくなってきました。

 

メール面でも取引先代理店が多いため1日100通程度までしかやり取りができません。

 

今までは代理店を信用していたため、アカウントの悪用はされたことはありませんがセキュリティ面で勝手にパスワード変更等されないか心配の声が社内からあがっています。

 

そこで、代理店であるシステムクレイスがGoogle Appsを導入していることを知り、話を聞いていくうちに当社でも応用ができるのではないかと思いました。

ご提案

(1)e-learningサイト用の専用アカウントを作成
   いくつものアカウントを抱えなくても、一つのアカウントだけでe-learning用サイトを管理できます!
   容量が足りなくなってきたら目的のアカウントだけにストレージ追加できるので
   無駄なお金が掛かりません。

 

(2)セキュリティについて
  アカウントを管理している特権管理者がいますのでパスワードを勝手に変更されることはありません。

 

(3)無料版GmailとGoogle Appsではメールの送受信数が違います
  無料版Gmailでは約100通、Google Appsでは約2,000通やり取りできるので数を気にしながら
ツ黴€  メールをする必要はありません。

結果

Google Appsを導入後、e-learningサイトの管理が以前と比べて格段に楽になりました。
目的の動画を探すときも検索欄にキーワードを入れるだけですぐに見つけられるので管理も早くできます。

 

無料版では動画ごとにアカウントを増やすしかできませんでしたが、Google Appsなら1つのアカウントにストレージを追加するだけで済むので無駄なお金が掛からなくなったように感じます。

 

セキュリティ面でも代理店にデモ動画だけを送れるので、安心できました。

 

何より、アカウントの管理に時間を掛けていたので時短につながり他の作業も出来るようになったのでとても助かっています。

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