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社内外でスケジュール共有を実現・業務効率化から社内コミュニケーションまで幅広く活用

課題

本社と工場それぞれに社員が分かれて仕事をしているのですが、最近社員や工場の増加により拠点間でのお互いのスケジュールの共有や日々飛び回っている社長の予定を把握することが課題となっております。

 

現在はひとつのExcelファイルにそれぞれの社員がスケジュールを入力することで管理していますが、個人の手帳への記入と共有Excelファイルへの入力という常に二度手間が発生している状況です。
手間なのはもちろんのこと、最近はExcelへの入力漏れが増えてきており予定のダブルブッキングや会議室予約の被りが発生しており社内運用の限界を感じています。

 

そこで、個人のスケジュール管理も組織内でのスケジュール共有も可能であり、それ以外にも機能が豊富なGoogle Appsに注目をしました。

ご提案

(1).Googleカレンダーでスケジュール管理・社内共有をかんたんに実現
 Googleカレンダーに予定を登録すれば、個人のスケジュール管理も社内への共有も自動で行われるので
 今までのような二度手間になる作業が発生しません。

 

(2)会議室や共用PCなど設備の利用予約も可能
 全社員の予定をまとめて表示できるうえ会議室予約も可能ですので
 急な会議を行う際も各メンバーや会議室の空き時間をすぐに確認することができます。
 もちろん誰かが予約している時間は、他の人はその設備の予約ができないので予約の被りも発生しません。

 

(3)スマートフォン対応で、いつでもどこでも予定の管理を実現
 Google Appsはインターネットに接続さえできれば、端末を選ばないのでスマートフォンや
 タブレットでも利用可能です。
 外出先で急な予定が入ったとしても、すぐにGoogleカレンダーに入力し社内に共有することが可能です。

結果

Google Appsを導入した後は、予定を共有しなきゃいけない!という意識が薄れそのために費やしていた時間を有意義に活用することができています。

 

Googleカレンダーを開けば、その時間に誰がどこでなにをしているのか一目瞭然なため予定確認の電話すら必要なくなりました。

 

なにより、社員がプライベートで利用しているGoogleサービスと操作感が同じなため導入してからシステムに慣れるための時間も必要としませんでした。

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