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Google Appsの共有機能について知りたいのですが...

質問
Googleは社外や社内関係なくカレンダーやファイルの共有が出来てしまうという特徴がありますが、組織内だけに共有を絞るという設定は可能ですか?

回答

はい、可能です。

Google Appsでは、スケジュールをGoogleカレンダー、ファイル共有をGoogleドライブで行うことができます。

このGoogleカレンダー・Googleドライブともに、予定ごとやファイルごとに自由に共有範囲を制限することが出来ます。

スケジュールについては、社外には漏らしたくない予定などは社内限定公開にしたり、

プロジェクトを社外の特定の人と立ち上げており、その時だけお互いのスケジュールを確認したいという時には、

社内のほかにその人にだけ自分のスケジュールを共有したりすることも出来ます。

 

また、予定公開を社内限定に制限した場合でも、さらに細かく公開制限をすることができます。

たとえば、予定の概要(どこでなにをするか)まで見せることも、

予定の時間枠(何時から何時まで予定が入っているか。どこで何をしているかは不明)だけ見せること、

また予定の概要を公開しさらに予定の編集や作成も許可するなど、相手によって権限の強度を変えることが出来ます。

 

 

Googleドライブでのファイル共有においてもカレンダーと同様に、公開範囲を自由に設定することが出来ます。

社内で使用する資料などについては社内メンバーのみに公開したり、

一般公開してもいい資料などは社外(インターネット公開)をしたりすることもできます。

営業部だけが見れるファイル、開発部だけが見れるファイル、役員だけが見れるファイルなど

細かく設定することが出来ます。 こちらもGoogleアカウント(Google Apps、無料Googleアカウントともに)さえあれば

自由に権限を付与することが出来ます。

 

社外にもファイルや予定を公開できることに抵抗があるという方もいるかもしれませんが、

そのような設定を手動で行わない限り勝手に社外にファイルが漏れるということはありません。

Googleのサーバーは物理的にもウェブセキュリティ的にも24時間体制で監視しているうえ、

世界中にデータが分散されているのでハッキング等への対応も整っています。

裏を返せば、単なる社内サーバーとしての利用以外にも社外へのファイル共有や公開にも活用することができるのが

Google Appsのメリットといえます。

ただ、Google Appsを運用するうえで上記のようなポイントで人為的なミスでトラブルが発生しないようにするためには

しっかりと運用ルールを定めて社内の利用者へ周知する必要があります。

 

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