一問一答

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Google Appsでの社内スケジュールの共有について知りたいのですが...

質問
現在、社内でのスケジュール管理が統一できていません。Google Appsでのスケジュール管理は簡単に行うことができるのでしょうか?

回答

はい、可能です。

Google Appsのカレンダーでは自身のスケジュール管理は勿論のこと、社内の同僚や上司、

部下のスケジュールをお互いに共有することが簡単にできます。

 

Googleカレンダーでは、他人のカレンダーを共有することによって1画面で複数のメンバーのスケジュールを

同時に表示して管理することが出来ます。各メンバーのカレンダーは色分けによって

視覚的に誰のスケジュールなのかを把握できるのでどれが誰のスケジュールなのかわからなくなる心配がありません。

 

(Googleカレンダー画像)

 

また、Google Apps for Work(ビジネス向けパッケージ)のGoogleカレンダーではリソース管理が可能で

会議室や社用車、共有機材など社内で管理している設備の予約管理をおこなうことができます。

このリソース管理を使えば、1つしか無い会議室の予約が被ること無くスマートに管理することができます。

 

さらにGoogleカレンダーでは自分のスケジュールはもちろんのこと、カレンダーを共有しているメンバーのスケジュールを

管理(予定の変更や作成、削除)を行うことが出来ます。

たとえば、緊急で会議をAさんとBさんと自分で行いたいという時、 従来はAさんとBさんのスケジュールを

本人たちに確認し、そのうえで会議室の空き時間をチェック・・・とやることがたくさんありましたが

GoogleAppsならGoogleカレンダーを表示するだけで予定の調整が完了します。

会議への参加メンバーを決定すれば、自動的に予定への招待通知がメールで送信されますので、

あなたは電話もメールもしなくてOKです。 このように、Google Apps for Workを導入するとスケジュール管理においても

大幅に工数削減、効率化を実現することが出来ます。

 

また、社内メンバーが多すぎて1画面での共有は厳しいという場合にはrakumoカレンダーという拡張製品がおすすめです。

 

 

rakumoカレンダーではGoogleカレンダーをより組織的に見やすく、もっと使いやすくするサービスです。

すっきりしたリスト型にカレンダーを表示しグループ分けすることで、大規模な組織でもストレス無くGoogleカレンダーを

利用することが出来ます。 rakumoカレンダーはGoogleカレンダーのデータと同期しているので、

Googleカレンダーを見てもrakumoカレンダーを見ても 常に最新のスケジュールを表示することが出来ます。

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