一問一答

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Google AppsのGmailメール仕分けについて知りたいのですが..

質問
Google AppsのGmaiにメール仕分け機能はありますか?

回答

はい、可能です。Google Apps for Work(GSuite)のGmailでは

「ラベル」と「フィルタ」という機能で メールを仕分けたり整理することが可能となっています。

通常Gmailでは受信したメールはすべて「受信トレイ」に蓄積されていきます。

OutlookやThunderbirdなどメーラーソフトを使っている場合は

各メーラーのフォルダ機能などによってメールを仕分けしている場合が ほとんどだと思います。

Gmailにはこの「フォルダ」機能は存在しませんが、

そのかわりに「ラベル」と「フィルタ」という機能が存在します。

この「ラベル」と「フィルタ」機能を活用することで

各メーラーソフトの「フォルダ」機能と同等のメール仕分けをGmailで行うことが出来ます。

 

まず、Gmailの「ラベル」と「フィルタ」はそれぞれ別の機能でこれらを組み合わせる事で

フォルダ仕分けのような機能をGmailで利用することが出来ます。

 

ここからはGmailの「ラベル」と「フィルタ」のそれぞれの機能について紹介をします。

 

ラベルとは?

メーラーソフトのフォルダ機能の場合、「仕事」や「社内」のようなフォルダに

受信メールを収納するイメージになります。

それに比べてGmailの「ラベル」機能はフォルダにメールを収納するのではなく、

各受信メールにタグ付けをするようなイメージになります。

フォルダの場合メールを収納すると、他のフォルダに同じメールを収納することはできませんが

Gmailのラベル機能の場合は一つのメールに複数のラベル(目印)を付けることが出来ます。

このため、フォルダよりも該当のメールを検索する際の条件指定がより精度良くスピーディに行うことができます。

 

フィルタとは?

フィルタは受信メールを自動で振り分ける機能です。

送信元やキーワード、添付ファイルの有無など様々な条件指定を行いGmailのシステム側で

自動処理を行うことが出来ます。

 

このフィルタと先ほどご紹介したラベルを併用することで

条件に併せた自動メール仕分けが可能になります。

例えば、送信元が特定の顧客でかつキーワード内に現在商談中の案件名がある場合

あらかじめ作成しておいた「【顧客名】案件名」というラベルを該当メールに振り分けることが出来ます。

 

このようにメーラーソフトの「フォルダ」とは少し概念や使い方が違いますが

慣れてしまえばフォルダ機能よりも遥かに使いやすく便利な機能として活用することが出来ます。

 

【お知らせ】

Google Apps for Workはこの度「G Suite」と名称が新しくなりました。

なおサービス内容については、Google Apps for WorkとGsuiteで変更はございません。

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