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Google Appsのセキュリティについて知りたいのですが..

質問
Google Appsでファイル共有を行っているのですが取引先とも頻繁にデータ共有している社員がいるので社外秘データの流出が心配です。何かいい対策はないでしょうか?

回答

Google Apps for Work(Gsuite)では Googleドライブを用いて社内はもちろん

社外のユーザーとファイルの共有をすることができます。

この機能は便利な半面、設定次第でどんなファイルも社外に公開できてしまうため

社外秘となっているデータに関して制御が完璧には出来ない可能性があるということがあります。

Googleドライブの共有設定はあくまで各ユーザーに委ねられるため

管理者側で掌握することが難しいです。

そんなときにこの課題を解決できるのがSyscloudというサービスとなります。

このSyscloudはGoogle Apps(Gsuite)と連携して

Googleドライブのデータのセキュリティ強化やバックアップが行えるサービスとなっています。

 

Syscloudの主な機能は以下の通りです。

 

ポリシー設定による情報漏えい防止

SysCloudのセキュリティ設定画面では、

企業内のルールに沿って G Suite(Google Apps)の「ドキュメント」「メール」「チャット」に対して

ポリシーを設定することが可能です。 「社会保障番号」や「クレジットカード」「パスワード」が含まれる場合に

共有許可を差し戻したり、ドキュメントを隔離して所有権を移管、ファイルを暗号化するなど

事細かなポリシー設定を行うことが可能です。 もちろん、ポリシーの中には「例外」の追加設定をすることで

企業内の複雑なルールに準拠した運用を実現させることが可能です。

 

管理画面上で詳細なレポート

SysCloudの管理画面上では、現時点で共有違反を行っている状況が確認でき、

それに対してどうアクションを起こすかを管理者側でコントロールすることが可能です。

また、レポート画面ではユーザー単位で所有ドキュメント数、 共有ドキュメント数、ポリシー違反数など

詳細データを確認することが可能です。

 

Syscloudはおもに海外の大学などで導入実績が豊富にあり、

日本国内でも導入実績が増えていっている状態です。 個人情報を多く扱う場合や、

取引先や外注など社外パートナーとのやりとりが頻繁なケースなど よりリスクを軽減するために

Syscloudの導入を検討してみるのは如何でしょうか?

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