一問一答

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Google Workspace(旧G Suite) を利用した文書管理について知りたい

A

Google Workspace(旧G Suite)の使い方によりけりですが、大きく分けて2パターンあります。

 

一つ目が、グループウェアにある文書管理と同じような機能をGoogle Workspace(旧G Suite)側で作ってしまうというパターンです。

Googleサイトという機能にファイルキャビネット機能が有るのですが、そちらを文書管理と同様の運用として利用すれば、十分に活用出来ると思います。

 

もう一つはGoogleドライブを利用される場合です。

Googleドライブはマイクロソフトのフォルダと同じようなファイル構成で利用でき、元々あったファイルを一括でアップロードしてファイル共有することも可能です。

 

また、組織ごとに見せる・見せないなども可能なので、細かい文書管理を行いたい場合には、Googleドライブを利用されているお客様も多いです。

しかし、元々グループウェア文書管理にあげていたのは、社内のミーティング資料や、商品マニュアルなど、全社員で共有している資料という場合が多いです。

Googleサイトグループウェアの様なサイトを作成し、その中に文書管理としてファイルを上げる方法も十分検討出来ると考えられます。

 

※現在ファイルキャビネット機能は使用できません。

Google Workspace(旧G Suite) マニュアル

Gmail

独自ドメインで使えるビジネス用の Gmail。強力な迷惑メール フィルタを備え、各種携帯端末でも利用できます。

カレンダー

チームメンバーと予定を共有できるスケジュール帳。スケジュール調整にかかる時間と手間を省きます。

ドライブ

1 ユーザーあたり 30 GB から容量無制限のオンラインストレージ。ファイルを共有したり、大容量ファイルを送るのも簡単です。

Meet

オンラインでビデオ会議ができるツールです。離れた場所にいるユーザーとのコミュニケーションをサポートします。

Chat

1 対 1、またはグループでのチャットができるコミュニケーションツールです。

管理コンソール

管理者が組織に合わせてGoogle Workspaceを管理できます。マニュアル不要で端末の管理やセキュリティなどの設定を簡単に行えます。

Google Workspace(旧G Suite)の機能を
メール・カレンダー・ドキュメントだけだと思っていませんか?

Google Workspace(旧G Suite)はメール・カレンダー・ドキュメントといった機能以外にも、
顧客管理・社内ポータルなど、様々な機能拡張が可能です。

拡張機能例

社内ポータル

社内ポータル

掲示板

掲示板

電話メモ

電話メモ

勤怠管理

勤怠管理

ワークフロー

ワークフロー

タイムカード

タイムカード

顧客管理

顧客管理

営業日報

営業日報

セキュリティ

セキュリティ

経費精算

経費精算

アプリ開発

アプリ開発

こんな方にオススメ

  • ✓ Google Workspace(旧G Suite) を社内で導入しているが、
    メールとカレンダー・ドキュメントしか使えていない。
  • ✓ Google Workspace(旧G Suite) を活用し、業務改善を行いたい。
  • ✓ Google Workspace(旧G Suite) を最大限に活用したい。

Google Workspace(旧G Suite) 連携サービスを活用し、低コスト・スピーディーに Google Workspace(旧G Suite) の機能拡張を実現します。
Google Workspace(旧G Suite) をより便利に使えるよう、システムクレイスが全面的にサポートします。
導入後も、研修・運用サポートなど、万全のサポート体制をご用意しております。

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