一問一答

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Google Appsでは管理者はどのようなことができますか?

質問
Google Appsでは管理者はどのようなことができますか?

回答

GSuite(2016年9月よりGoogle AppsからGSuiteに名称変更)には、

管理者のみがアクセス可能な「管理コンソール」という管理画面が有ります。

この管理コンソールでは組織のGSuiteを一元管理することが可能です。

以下に管理コンソールで可能な主な機能をご紹介します。

 

・ユーザーの管理

自社のGSuiteでアクティブ(利用中)のユーザーアカウントの管理を行います。

たとえば、新入社員や退職者、結婚で名字が変わるなど日常的に入れ替わるユーザーの情報について

管理者が管理コンソール上で変更手続きを行うことが出来ます。

また、ログインパスワードを忘れてしまったなどに対しても管理者が管理コンソール上で

各ユーザーアカウントのパスワードを変更することも可能です。

 

・グループの作成

Googleグループという機能でグループアドレスを作成可能です。

グループアドレスの用途としては大きく分けて2つあります。 まず、メーリングリスト的な使い方です。

グループアドレスに予めメンバーを設定しておくと、 そのGoogleグループのアドレスにメールが送信された際に

各メンバーのアドレスにも同メールが転送されます。

よくメールサーバサービスで存在するメーリングリストの機能と同等の運用が可能です。

もう一つの使い方として、GoogleカレンダーやGoogleドライブなどでの共有時の利用です。

部署ごとやプロジェクトごとなど、ある一定のメンバーを共有対象にする際に一人ひとり共有設定をするのは非効率的です。

そこでGoogleグループのアドレスを共有設定すれば、メンバー全員に一気に共有設定をかけることが可能です。

メンバーの入れ替えがある際もグループアドレスのメンバーを変更すれば共有対象も変更されるので

ダブルメンテの手間が省けます。

これらのグループの作成や管理を管理コンソール上で行うことが出来ます。

 

・アプリの権限設定

GSuiteの各機能の利用制限を行うことが出来ます。

ある特定のメンバーにはGMailを使うことを許可するが、それ以外のメンバーには許可しないなど

アプリごとの制御が可能になります。

 

上記以外にも、自社のGSuiteの利用状況のチェックや

メールサーバのログチェックなど GSuiteに関わる管理をすべての小管理コンソール上で行うことが可能です。

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