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G Suite(Google Apps)では管理者はどのようなことができますか?

質問
G Suite(Google Apps)では管理者はどのようなことができますか?

回答

GSuite(2016年9月よりG Suite(Google Apps)からGSuiteに名称変更)には、

管理者のみがアクセス可能な「管理コンソール」という管理画面が有ります。

この管理コンソールでは組織のGSuiteを一元管理することが可能です。

以下に管理コンソールで可能な主な機能をご紹介します。

 

・ユーザーの管理

自社のGSuiteでアクティブ(利用中)のユーザーアカウントの管理を行います。

たとえば、新入社員や退職者、結婚で名字が変わるなど日常的に入れ替わるユーザーの情報について

管理者が管理コンソール上で変更手続きを行うことが出来ます。

また、ログインパスワードを忘れてしまったなどに対しても管理者が管理コンソール上で

各ユーザーアカウントのパスワードを変更することも可能です。

 

・グループの作成

Googleグループという機能でグループアドレスを作成可能です。

グループアドレスの用途としては大きく分けて2つあります。 まず、メーリングリスト的な使い方です。

グループアドレスに予めメンバーを設定しておくと、 そのGoogleグループのアドレスにメールが送信された際に

各メンバーのアドレスにも同メールが転送されます。

よくメールサーバサービスで存在するメーリングリストの機能と同等の運用が可能です。

もう一つの使い方として、GoogleカレンダーやGoogleドライブなどでの共有時の利用です。

部署ごとやプロジェクトごとなど、ある一定のメンバーを共有対象にする際に一人ひとり共有設定をするのは非効率的です。

そこでGoogleグループのアドレスを共有設定すれば、メンバー全員に一気に共有設定をかけることが可能です。

メンバーの入れ替えがある際もグループアドレスのメンバーを変更すれば共有対象も変更されるので

ダブルメンテの手間が省けます。

これらのグループの作成や管理を管理コンソール上で行うことが出来ます。

 

・アプリの権限設定

GSuiteの各機能の利用制限を行うことが出来ます。

ある特定のメンバーにはGMailを使うことを許可するが、それ以外のメンバーには許可しないなど

アプリごとの制御が可能になります。

 

上記以外にも、自社のGSuiteの利用状況のチェックや

メールサーバのログチェックなど GSuiteに関わる管理をすべての小管理コンソール上で行うことが可能です。

G Suite(Google Apps)の機能を
メール・カレンダー・ドキュメントだけだと思っていませんか?

G Suite(Google Apps)はメール・カレンダー・ドキュメントといった機能以外にも、
営業管理・顧客管理・社内ポータルなど、様々な機能拡張が可能です。

拡張機能例

社内ポータル 掲示板 電話メモ 勤怠管理 ワークフロー タイムカード 顧客管理
営業管理 営業日報 セキュリティ 経費精算 データベース プロジェクト管理 カスタマイズ

こんな方にオススメ

  • G Suite(Google Apps) を社内で導入しているが、メールとカレンダー・ドキュメントしか使えていない。
  • G Suite(Google Apps) を活用し、業務改善を行いたい。
  • G Suite(Google Apps) を最大限に活用したい。

G Suite(Google Apps) 連携サービスを活用し、低コスト・スピーディーに G Suite(Google Apps) の機能拡張を実現します。
G Suite(Google Apps) をより便利に使えるよう、システムクレイスが全面的にサポートします。
導入後も、研修・運用サポートなど、万全のサポート体制をご用意しております。

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