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Google Workspace(旧G Suite)のGoogleカレンダーで設備・施設予約を行う方法

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Googleカレンダーはクラウド上で利用できるスケジュール管理、共有ツールです。

Google Workspace(旧G Suite)の機能の一つで、特別なソフトウェアは不要でインターネットに接続さえ出来ればいつでもどこでも利用できます。

無料版のGoogleサービスでもGoogleカレンダーは利用可能ですが、大きな違いとして設備予約の機能がGoogle Workspace(旧G Suite)の場合ですと可能になります。

Google Workspace(旧G Suite)のGoogleカレンダーで会議室などの設備を予約することで、予約の重複や、急な来客に応対するスペース不足など、会議室に関する課題を解決することができます。

実際にGoogle Workspace(旧G Suite)のGoogleカレンダーで、社内の施設や設備を予約する方法をご紹介します。

 

【Google Workspace(旧G Suite)で施設・設備の予約を行う方法】

Google Workspace(旧G Suite)のGoogleカレンダーで社内の施設・設備予約を行う方法をご紹介します。

会議室や社用車など会社で共用するものであれば「リソース」として予約管理をGoogleカレンダー上で行うことが出来ます。

リソースは予めGoogle Workspace(旧G Suite)の管理者が管理コンソール上で作成する必要があります。

 

手順: 管理者側の操作

1.管理者アカウントで管理コンソール( admin.google.com)へログインする

2.管理コンソールで、アプリ→Google Workspace(旧G Suite)→カレンダー→リソース→「新しいリソースを作成」と移動します

3.リソース情報を入力し保存します 

 

ユーザー側操作:

1.自分のGoogleカレンダーを開きます

2.画面左側の「他のカレンダー」→「おすすめのカレンダーを検索」→「その他」→「xxxx(自社ドメイン)のリソース」と移動

3.管理者が作成したリソースリストがあるので利用したいリソース名の右端の「登録」をクリック

4.Googleカレンダーに戻ります

5予定作成時に「編集」→「会議室など」をクリックし、予約したいリソースの「追加」をクリックします

6.すると、予定のゲストとしてリソースが追加されますので、その他の予定情報を入力し保存します

7.これで予定の作成とリソースの予約が完了しました

他のユーザーが同じリソースを同時間帯に予約しようとしても、既に予約されている場合には選択することが出来ないので予約が被る心配もありません

 

Google Workspace(旧G Suite)のGoogleカレンダーの設備予約は設備自体を人と同じようにカレンダー上で管理できるので、より視覚的、直感的に利用することが出来ます。

また、複数の設備予約を行えるので会議室が複数ある場合なども予約状況が簡単に把握でき便利です。

 

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Gmail

独自ドメインで使えるビジネス用の Gmail。強力な迷惑メール フィルタを備え、各種携帯端末でも利用できます。

カレンダー

チームメンバーと予定を共有できるスケジュール帳。スケジュール調整にかかる時間と手間を省きます。

ドライブ

1 ユーザーあたり 30 GB から容量無制限のオンラインストレージ。ファイルを共有したり、大容量ファイルを送るのも簡単です。

Meet

オンラインでビデオ会議ができるツールです。離れた場所にいるユーザーとのコミュニケーションをサポートします。

Chat

1 対 1、またはグループでのチャットができるコミュニケーションツールです。

管理コンソール

管理者が組織に合わせてGoogle Workspaceを管理できます。マニュアル不要で端末の管理やセキュリティなどの設定を簡単に行えます。

Google Workspace(旧G Suite)の機能を
メール・カレンダー・ドキュメントだけだと思っていませんか?

Google Workspace(旧G Suite)はメール・カレンダー・ドキュメントといった機能以外にも、
顧客管理・社内ポータルなど、様々な機能拡張が可能です。

拡張機能例

社内ポータル

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掲示板

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電話メモ

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勤怠管理

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ワークフロー

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タイムカード

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顧客管理

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営業日報

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セキュリティ

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経費精算

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アプリ開発

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    メールとカレンダー・ドキュメントしか使えていない。
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