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保険:社分散していたシステムを集約!システム担当者の負荷をぐっと抑えられました。

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社分散していたシステムを集約!システム担当者の負荷をぐっと抑えられました。

課題

いままで弊社では様々なシステムを導入しては部分的に使用・・・を繰り返しており

各機能によってそれぞれ利用するシステムを切り替えて運用していました。

 

ユーザー目線では、スケジュールの確認やメールチェック、資料の共有やワークフローなどでいちいち違うシステムにアクセスするというのがものすごく煩わしかったのです。

色々なシステムを利用していると、パソコンの負荷もかかりますし切り替えに時間がかかって非効率的でした。

 

さらに問題となっていたのでシステム担当者の負荷です。

様々なシステムを利用しているということは、それぞれのシステムのアカウント情報やデータの管理をシステム担当者がしなくてはいけません。

システムによっては機能のなかのほんの一部分だけしか使っていないものもあり、コストパフォーマンス的な意味でもあまりよろしい状態ではありませんでした。

 

そんな時に、取引先の方からGSuite(Google Apps)の存在を教えてもらいました。

今までプライベートで無料のGmailは使ったことはありますが、Googleでビジネス用のシステムを提供していることは知りませんでしたので思い切って御社に問合せをしてみました。

ご提案

様々なシステムを導入していると、お話頂いた通り管理が煩雑になったり各システムの維持費がかかってしまったりと各面で非効率的になってしまいます。

GSuiteであれば、Googeが提供するサービスを基盤として各連携製品などで追加の機能をアドオンすることが出来ます。この最大の利点が、シングルサインオンでの連携が可能なのでアカウントの管理が煩雑にならないことです。

※シングルサインオン=

 

またGsuiteとその連携サービスはすべてクラウドのサービスですので、インターネットに接続さえ出来ればいつでもどこでもご利用が可能です。もちろんスマホでのご利用も可能です。

 

このようにGSuite+アドオン製品によるシステム運用を行えば、

・ユーザー目線では、一つのシステム内で完結できるので利用がラク。

・管理者目線では、GSuiteのアカウントだけ管理すればいいので負担が減る

といったメリットがありますね。

結果

まず驚いたのは動作が快適だということです。

今まで利用していたサービスに比べて、操作スピードが格段と挙がって画面読み込みまでの待機がなくなりました。これは地味に嬉しい点でした。

 

また、課題になっていた点もGSuiteのアカウントを基盤として管理ができるので

管理者の負担がぐっと削減できました。

今までは各システムごとに契約の更新やサーバーの管理など担当者がつきっきりだったのですが

今ではサーバの管理はGoogleに任せられ、契約に関しては御社にまかせておけるので

システム担当者には、他にいろいろな仕事をお願いできるようになりました(笑)

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