導入事例

HOME > 導入事例 > 発注フローを可視化して人為的ミスをなくそう!

林業:発注フローを可視化して人為的ミスをなくそう!

  • 林業
  • 60
  • 導入支援
  • 導入研修
  • グループウェア移行
  • 社内ポータル
  • 掲示板
  • 電話メモ
  • ワークフロー
  • タイムカード
  • 営業管理
  • 営業日報
  • メールアーカイブ
  • セキュリティ
  • カスタマイズ

発注フローを可視化して人為的ミスをなくそう!

課題

弊社では木材加工製品の販売を行っているのですが、その材料である材木の発注フローで問題があります。

実際に加工製品を制作する工場、加工製品や材木の管理を行う本部、そして材木を保管している倉庫と3つの営業所が存在します。弊社では工場が材木を発注する際には必ず本部を通してFAXにて申請をするというルールになっています。

FAXでの申請となると、工場でいちいち発注書を印刷して本部へ送信し、本部ではFAXで送られてきた発注書を確認し、あらたに倉庫向けへの発注書を作成し送信となるので確認に時間がかかりますし、用紙のコストもかかってしまいます。

なにより、本部は土日が定休日ですのでその間の発注は月曜日まで待たなくてはいけなく、さらに発注書そのものを紛失してしまうなどヒューマンエラーが発生する可能性が高いのです。どうにか今の運用ルールそのままで発注状況を可視化する方法はないものでしょうか。

ご提案

FAXでのやりとりは確認する人に依存する要素が高く、どうしてもミスは起こりうるものですね。

 

発注など申請承認作業を可視化するならrakumoワークフローがおすすめです。

rakumoワークフローはG Suite(Google Apps)と連携した電子申請システムです。

 

自由に申請テンプレートを作成したり、承認ルートを設定したり、それらの状況を可視化することができます。

 

このrakumoワークフローで現在FAXで送信している発注書と同じテンプレートを作成し、

工場→本部→倉庫という申請ルートを設定しておけば、誰がいつ申請承認をしたか、はたまた誰のところで処理が止まっているかを常に確認することができます。


紙ベースでの管理とは違い、過去の発注履歴を保管しておけますしなにより確認ミスや発注忘れなどのヒューマンエラーをなくすことができます。

結果

rakumoワークフローを導入して発注を電子化したことで、提案通り発注関連の漏れやミスなどがなくなりました!スマホやタブレットでいつでも状況を確認できますので発注した工場側はちゃんと申請が通っているのか?など材木到着までヤキモキすることがなくなりましたね。

なにより今まで印刷にかかっていた用紙コストが削減できたことで、経済的にもかなり助かりました!

G Suite(Google Apps)の機能を
メール・カレンダー・ドキュメントだけだと思っていませんか?

G Suite(Google Apps)はメール・カレンダー・ドキュメントといった機能以外にも、
営業管理・顧客管理・社内ポータルなど、様々な機能拡張が可能です。

拡張機能例

社内ポータル 掲示板 電話メモ 勤怠管理 ワークフロー タイムカード 顧客管理
営業管理 営業日報 セキュリティ 経費精算 データベース プロジェクト管理 カスタマイズ

こんな方にオススメ

  • G Suite(Google Apps) を社内で導入しているが、メールとカレンダー・ドキュメントしか使えていない。
  • G Suite(Google Apps) を活用し、業務改善を行いたい。
  • G Suite(Google Apps) を最大限に活用したい。

G Suite(Google Apps) 連携サービスを活用し、低コスト・スピーディーに G Suite(Google Apps) の機能拡張を実現します。
G Suite(Google Apps) をより便利に使えるよう、システムクレイスが全面的にサポートします。
導入後も、研修・運用サポートなど、万全のサポート体制をご用意しております。

お問い合わせ・資料請求

G Suite(Google Apps)の活用に関するご質問・ご相談は、お気軽にお問い合わせください。

お問い合わせ・資料請求はお気軽にご連絡ください。 電話でのお問い合わせ 03-6421-7131

メールでのお問い合わせ

グループウェア移行無料相談

お問い合わせ

資料請求