エステティックサロン：予定がたくさんありすぎて見づらい！Googleカレンダーをもっと見やすくしたい

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課題

無料版の@gmailについている機能のひとつ、Googleカレンダーを主に利用していて、Google カレンダーでお客様の予約管理をしていました。

無料版＠gmailを利用していることでセキュリティ面において危険性があることは十分理解しておりましたし、ビジネス版の＠gmailであるGoogle Workspace（旧G Suite）の存在は前々から認知していたのですが、なにぶんGoogle カレンダーで入れている予約情報が1年先のものもあり、なかなか移行に踏み切れずにしておりました。

 

移行に踏み切ったのは、管理する予約情報が多すぎて手が回らなくなったことと、Google Workspace（旧G Suite）に移行すれば何か連携しているサービスがあるのではないかと思ったからです。

Google カレンダーで管理していても問題はないのですが、数が多すぎて誰がどの予約の担当者なのかがわからなくなり、指示間違いをしてしまうことがまれに起こっている状況をなんとかしたいです。

 

ご提案

たしかに、Googleカレンダーでは個人やチーム内のスケジュール管理には非常に向いており、組織全体で管理しようとすると時間帯によっては予定を入れているコマがたくさんありずぎて、お客様の予約や全員分のスケジュールを確認しようとするとものすごく小さくなっていたり、色を使い分けていると見た目が汚く映ってしまいます。

 

そこでご紹介させていただきたいのが、Google Workspace（旧G Suite）と連携しているrakumoカレンダー。

こちらのサービスは、Google カレンダーで表示されるものと違い、時間帯のコマ割りがひとりひとり見やすくなっております。

また、Googel カレンダーで予約状況を管理しているとのことでしたので、社員のスケジュール管理の他にもお客様の予約状況の管理も一緒にできます。

 

Googleカレンダー上で社員のスケジュールやお客様の予約を入力しても、rakumoカレンダーに反映されますので（逆も然り）、Googleカレンダーとrakumoカレンダー両方に入力しなくても大丈夫ですのでダブルブッキングの心配がないのでご安心ください。

また、無料版@gmailとは違いビジネス版であるGoogle Workspace（旧G Suite）には施設管理設定が可能ですので、御社の場合、店舗ごとにベッドのリソースを管理することが可能かと存じますので、より細かく予約の管理ができるかと考えております。

結果

いろいろな代理店さんのお話を聞いた限りだと、無料版@gmailとGoogle Workspace（旧G Suite）はまったく違うサービスで、Google カレンダーの情報をそっくり移行することはできないと聞かされ、なかば諦めていたところがありました。

ですが、システムクレイスさんのお話を聞いてなんとかなるのではないかと思い、導入支援をお願いしました。

 

Google カレンダーの移行は一旦自分のパソコンにデータをダウンロードしてからと一手間掛かりますが、スケジュールを一つ一つ入力していく労力を考えるとそれほど苦ではありませんでした。

地道に空いた時間に管理コンソールからリソース作りをはじめ、rakumoカレンダーと同期させて、移行期間を1ヶ月の移行期間を設けて環境を整えてとがんばってよかったと今では思います。

社内からも、Googleカレンダーよりはデザインが見やすくなっていて使いやすいとの声もかなりあがっておりますので、導入して正解でした。

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