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2017年8月31日木曜日

同じ情報を共有する: Google ドキュメントの新機能でチームの共同作業をパワーアップ

この記事は 8 月 16 日に英語版ブログに掲載された記事を翻訳したものです。

The Keyword(英語)に、より詳しい内容が投稿されています)

プロジェクトに携わる全員の足並みをそろえるためには山ほどの意見や提案を整理する必要があり、なかなか簡単にはいきません。何より気にかけなければならないのは、チームメンバーに必ず同じドキュメントで作業してもらうようにすることです。そこで、チーム全員が最新のバージョンを使用して同時に共同で作業できるように、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドをサポートするためのリアルタイム編集ツールを構築しました。

本日リリースする新しいアップデートは、「バージョン管理」を改善し、ワークフローに応じてツールをカスタマイズし、タイムリーに情報を取得できるようにするものです。

変更履歴を管理し、業務を進める

間違いのないドキュメントに仕上げるまでには何十回もの編集作業を要することがあります。法的合意書、プロジェクト提案書、研究論文を作成する場合であればなおさらです。このたび更新されたドキュメントの機能をご利用いただくことで、チームメンバーが加えた変更の履歴管理をより簡単に行えるようになります。今後は次のことができます。

1. ウェブ上で、ドキュメント、スプレッドシート、スライドの版に名前を指定する。
ドキュメントの版にカスタム名を指定できれば、チームの進捗状況の履歴を管理する際や、ドキュメントの最終的な完成の連絡をする際に役立ちます。チームメンバーが行った変更の内容はウェブ上の [版の履歴](以前の「変更履歴」)にまとまっており、ここで変更の履歴を管理できます。カスタム名の指定は [ファイル] > [版の履歴] > [最新の版に名前を付ける] から行います。ドキュメント、スプレッドシート、スライドで [名前付きの版のみを表示する] をオンにすれば、名前を付けた版をより簡単に確認できます。

2. ウェブ上でドキュメントの「クリーン バージョン」をプレビューして、コメントや編集の提案を表示せずにドキュメントの体裁を確認できる。
[ツール] > [編集の提案を確認] > [[すべて承認] の結果をプレビュー] または [[すべて拒否] の結果をプレビュー] を選択します。

3. すべての編集の提案をドキュメント上でまとめて承認または拒否できるので、句読点や書式設定の更新を 1 つずつ確認する必要がない。
[ツール] > [編集の提案を確認] > [すべて承認] または [すべて拒否] を選択します。

4. Android、iPhone、iPad 搭載端末を使ってドキュメント上で変更を提案する。
ドキュメントの画面右上にあるその他メニューをクリックすると、外出先でも編集を提案できます。[変更を提案] をオンにすると「提案モード」で入力を開始できます。

5. Google ドキュメントで Litera Change-Pro(英語) または Workshare(英語)というアドオンを使って、ドキュメントの比較や赤線が引かれた部分の確認をスムーズに行う。
 ドキュメントをプレビューする、変更をすべて承認(または拒否)する、版の名前を付ける、などの操作を簡単に行うことができます。


アドオン付きの新しいテンプレートで時間を節約

書式設定の手間を省くためにチームで使われるドキュメントやスプレッドシートのテンプレート(英語)については、その機能をカスタマイズするためのアドオン(英語)がデベロッパーによって構築されています。Google ではこの 2 つを統合することで利便性を高めようと考え、本日より、アドオンが組み込まれた新しいテンプレートと、独自のテンプレートを作成できる機能をリリースします。テンプレートを使用することで、書式の整ったドキュメントを作成できるだけでなく、作業効率も向上します。

これらのテンプレートを使用すると、ツールを組織のワークフローに合わせてカスタマイズして展開することが可能です。一例として、LegalZoom と DocuSign の新しい秘密保持契約(NDA)テンプレートなどの 5 つのテンプレートを一般のテンプレート ギャラリーにご用意しました。このテンプレートを使えば、NDA を簡単に作成できるのはもちろんのこと、署名集めも Google ドキュメント用 DocuSign アドオン(英語)を利用して簡単に行えます。テンプレート上の署名が必須な項目は自動的に検出されるので、より効率的に署名を求めることができます。このほかにも、パートナーの協力により、ビジネス プロセス マニュアル(Lucidchart)、コンサルティング契約書(PandaDoc)、ウェブサイトの有料トラフィック レポート(Supermetrics)、MLA レポート(EasyBib)を作成できる新しいテンプレートを追加しています。これらのテンプレートを、作業時間の短縮や業務効率の最大化にぜひお役立てください。

また、会社のワークフローに合わせてカスタマイズしたアドオンを組み込んで、独自のテンプレートを作成することもできます。たとえば、スプレッドシートで内部承認を集めるアドオンと組み合わせたテンプレートを作成したり、ドキュメントで CRM システムから情報を取得するアドオンと組み合わせた請求書テンプレートを作成したりすることができます。

管理者が、現在ユーザーにアドオンのインストールを許可していない場合でも、特定のアドオンのみを導入してこれらの新しいテンプレートを使用することができます。また、特定のアドオンのみインストールを許可する場合は、特定のサードパーティの OAuth スコープをブロックしたり、信頼するアドオンのみをホワイトリストに登録したりすることもできます。

アドオンが組み込まれたテンプレートには、他のすべてのテンプレートと同じ管理コンソール設定が適用されます。なお、これらのテンプレートは英語でのみご利用いただけます。
 LegalZoom と DocuSign による新しい NDA テンプレートでは、NDA の承認に関する統計情報を収集できます。
 

必要な情報を、必要なタイミングで見つける

提案書やクライアント向けのプレゼンテーションを作成するうえで最も難しいことのひとつは、そこに記載する必要のある情報を確認することです。G Suite Business と G Suite Enterprise では、本日より Google Cloud Search (英語)が Google ドキュメントとスライドのデータ探索機能に統合されます。機械学習が組み込まれた Cloud Search によって関連性の高い情報が提供されるため、日々の業務を効率的に進められます。

ご利用の際は、ドキュメントやスライドの [データ探索] タブを開き、探しているアイテムを入力してください。Cloud Search によって Gmail、ドライブ、カレンダー、Google サイトなどの G Suite アプリ全体の横断的な検索が行われて重要な情報が提供されるため、優れたドキュメントやプレゼンテーションの作成に役立ちます。
 ドキュメントやスライドのデータ探索機能から、Google Cloud Search を使用できるようになりました。
 

Google ドキュメントを活用すれば、独創的な方法で共同作業を進めることができます。こちらの投稿(英語)で活用例をご紹介していますのでぜひご覧ください。Google ドキュメントはこちらの Google ドキュメントのサイトからご利用いただけます。

リリースの詳細
リリース方式:
  • 版の管理、データ探索での Cloud Search
    • 即時リリースが対象。計画的リリースは、今後 2 週間以内に展開予定
  • 編集の提案
    • モバイル機能: 即時リリースと計画的リリースの両方が対象
    • ウェブ機能: 即時リリースが対象。計画的リリースは、今後 2 週間以内に展開予定
  • テンプレート
    • 即時リリースが対象。計画的リリースは、今後 2 週間以内に展開予定*
*パートナー製のテンプレートはすべてのテンプレート ギャラリーに直ちに表示されますが、関連するアドオン機能は即時リリース方式のドメインにのみリリースされます。計画的リリース方式のドメインには、2 週間以内にアドオン機能が表示されます。

エディション:
  • 版の管理、編集の提案、テンプレート
    • G Suite のすべてのエディションが対象
  • データ探索での Cloud Search
    • Cloud Search が有効な G Suite Business、G Suite Enterprise が対象

展開ペース:
  • 版の管理、編集の提案、テンプレート
    • 段階的に展開(機能が表示されるまでに最長で 15 日かかります)
  • データ探索での Cloud Search
    • 拡張的に展開(機能が表示されるまでに 15 日以上かかる可能性があります)

対象:
  • 版の管理、編集の提案
    • すべてのユーザー
  • テンプレート、データ探索での Cloud Search
    • 管理者とエンドユーザー

対応:
  • 版の管理、編集の提案
    • 必要に応じてチェンジ マネジメントを推奨
  • テンプレート、データ探索での Cloud Search
    • 管理者による対応を推奨
 
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