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2016年10月28日金曜日

Google Workspace(旧G Suite) でより速く目標に到達するための 5 つの新しい方法

The Keyword (英語)に同じ内容が投稿されています)

Google ドキュメントの重要な目的の 1 つは、アイデアの収集から目標達成までの時間と手間ができるだけ少なくなるようにチームを支援することです。そのために先月は、ドキュメント、スプレッドシート、スライドのデータ探索 (英語) 機能を追加しました。内蔵された人工知能を活用することで、美しいプレゼンテーション、スプレッドシート、ドキュメントを短時間で作り上げることができます。

本日は、仕事の進め方をスピードアップし簡素化することを目的とした、5 つの新機能を紹介します。節約できた時間は、チームのアイデアの実現化に注ぎ込むことができます。

1. 「アクション アイテム」を使って、誰が何の担当か、すぐわかるようにする

McKinsey Global Institute (英語) の調査によると、従業員は 1 週間の勤務時間の約 20%(ほぼ丸 1 日)を社内での探しものや同僚への問い合わせに費やしているということです。これが顕著なのは、ドキュメントにアイデア、リクエスト、コメントがたくさん記載されている場合で、誰が何を担当しているかをはっきりさせるのが難しくなりがちです。

「Ryan to follow up on the keynote script」(Ryan が基調講演の原稿をフォローアップする)や「Andrea to schedule a weekly check in」(Andrea が毎週のチェックインをスケジューリングする)のような語句をデスクトップに入力すると、自然言語処理(NLP)を使った人工知能により、その人物に割り当てるアクション アイテムを提案 (英語のみ利用可能) して、プロジェクトの円滑な進行を支援します。
 


また、ドキュメント、スプレッドシート、スライドのデスクトップやモバイルアプリでは、コメントに相手の名前を追加して新しいアクション アイテムのチェックボックスをオンにすることで、手動でアクション アイテムを割り当てることができます。割り当てられたユーザーにはメールで通知が届きます。ファイルを開くと、アクション アイテムが青いバーで明確にハイライト表示されています。
 


2. 確認すべきファイルを探す時間を短縮する

アクション アイテムが割り当てられると、チームメンバーは、確認すべきドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを簡単に識別できます。次回にノートパソコンやモバイルアプリからドキュメントやスプレッドシート、スライド、ドライブにアクセスすると、自分が担当するアクション アイテムのファイルにはバッジが表示されています。加えて、そのファイルに対する他のユーザーからの提案で未解決のものも表示されます。
 


3. よりスマートなフォームで質問の作成時間を短縮する

2008 年の提供開始以来、フォームでは莫大な数の質問が行われ、よく使用される質問形式や回答オプションなどの一般的なパターンがわかってきました。新機能では、ニューラル ネットワークを活用して、作成中の質問の種類を予測し、回答の選択肢の候補を提案します。これにより、フォームの作成に費やしていた時間を 25% 程度削減できます。

オフィスで終日のイベントを計画していて、チームに最適な曜日を知りたいとします。「What days are you available next week?」(来週は何曜日が空いていますか)と入力すると、フォームの人工知能は、「チェックボックス」が最適な質問の種類であると判断し、質問に関連する回答オプションを生成します。これらのオプションは個別にまたは一括して追加できます。
 


また、新たな質問の種類として「ファイルのアップロード」が、本日追加されました。これはビジネス界や教育機関のお客様からご要望が多かった機能です。回答者はパソコンやドライブからファイルをアップロードできるようになりました。アップロードされたファイルはすべて、新しいドライブ フォルダに整然と収集されます。注: この機能は、組織でフォームを共有している Google Workspace(旧G Suite) のお客様のみがご利用いただけます。
 


4. 新しい音声コマンドで、入力時間を短縮する

昨年、ウェブのドキュメントで音声入力 (英語) の提供を開始し、指一本動かすことなく、さまざまなアイデアを記録できるようになりました。この機能に本日、コンテンツの書式を設定したり、カスタマイズしたりするための方法を追加しました。テキストの色を変更する、単語を削除する、リンクやコメントを挿入するなどに加えて、その他の方法で書式設定を行うコマンドを、ハンズフリーで実行できます。

5. 仕事用のアプリを切り替える時間を短縮する

Google では、どのツールで仕事をするかにかかわらず、できるだけ生産性を高く、共同作業をスムーズに行えるようにしたいと考えています。そこで、Slack と提携して Google ドキュメントのファイルの使い勝手をさらによくしました。Slack で [+] ボタンをクリックすると、チームでの会話にドライブのファイルを直接挿入できます。また、Slack から直接ドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイルを新規作成することもできます。詳しくは Slack のブログ(英語)をご覧ください。
 


データ探索 (英語) や、サービスに対するその他の更新機能には人工知能が組み込まれています。これらの導入により、平凡な繰り返し作業に費やす時間は Google Workspace(旧G Suite) で簡単に減らすことができます。これで、時間のかかる作業に追われることなく、クリエイティブかつ戦略的な仕事にエネルギーを注ぐことができます。

本ブログの原文(英語)は、こちらをご覧ください。

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リリースの詳細
リリース方式:

  • 即時リリースと計画的リリースの両方が対象
    • アクション アイテムの割り当て
    • 優先バッジ
    • 音声入力の改善
    • Slack との統合
  • 即時リリースが対象。計画的リリースは、2016 年 11 月 2 日に展開予定
    • アクション アイテムの提案
    • フォームの回答オプションの提案
  • 即時リリースが対象。計画的リリースは、2016 年 11 月 9 日に展開予定
    • フォームのファイル アップロード

エディション:
Google Workspace(旧G Suite) のすべてのエディションが対象

展開ペース:
段階的に展開(機能が表示されるまでに 4 日以上かかる可能性があります)

対象:
すべてのユーザー

対応:
必要に応じてチェンジ マネジメントを推奨

より詳しく
ヘルプセンター: コメントの追加、編集、返信、削除
ヘルプセンター: フォームを編集する
ヘルプセンター: 音声入力
Slack ブログ (英語)

Google Workspace(旧G Suite)の機能を
メール・カレンダー・ドキュメントだけだと思っていませんか?

Google Workspace(旧G Suite)はメール・カレンダー・ドキュメントといった機能以外にも、
営業管理・顧客管理・社内ポータルなど、様々な機能拡張が可能です。

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社内ポータル 掲示板 電話メモ 勤怠管理 ワークフロー タイムカード 顧客管理
営業管理 営業日報 セキュリティ 経費精算 データベース プロジェクト管理 アプリ開発

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