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2016年3月18日金曜日

Google ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド ファイルにアクセスできる有効期限の設定

今日の企業は単独で活動しません。企業の従業員は互いに仕事をするのはもとより、サードパーティベンダーや取引先、顧客、他の企業とも期限付きで仕事をしています。このような状況において組織の情報を安全に守るため、特定のユーザーに対し Google ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド ファイルにアクセスできる "有効期限" を設定する機能を実装しました。

例えば、会社があるプロジェクトのために 3 か月間外部の請負業者と契約し、請負業者はこの業務を完了するには、依頼元従業員の連絡先が入力してあるスプレッドシートを閲覧する必要があるとします。このローンチに伴い上記のようなユーザーは、自社の従業員リスト (スプレッドシート) を請負業者と共有して、請負業者には閲覧権限を付与し、3 か月後に契約が満了した時にアクセス権限が切れるように設定できるようになりました。有効期限が切れてから請負業者がスプレッドシートを開こうとしても、アクセスは拒否されます。

これは、昨年 7 月にローンチした Information Rights Management (IRM) と相まった機能です。組織のドキュメントと情報の安全性は、劇的に高まるはずです。

有効期限を設定できるのは、コメント可または閲覧者権限のユーザーに対してのみです。ファイルのオーナーや編集者権限のユーザーには有効期限を設定できませんのでご注意ください。

重要:この機能は、数か月かけて段階的に展開されます。2016 年第 2 四半期の中期から後期までにドメインでこの機能が反映されない可能性もありますのでご注意ください。

本ブログの原文 (英語) は、こちらをご覧ください。


リリースの詳細
リリース方式:
即時リリースが対象。計画的リリースは、今後 2 週間以内に展開予定

展開ペース:
段階的に展開(機能が表示されるまでに数か月かかる可能性があります)

対象:
すべてのユーザー

対応:
必要に応じてチェンジ マネジメントを推奨 

より詳しく
ヘルプセンター:ファイルとフォルダの共有設定の制限 (内容更新中)
ヘルプセンター:共有する方法 (内容更新中)

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