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2017年8月2日水曜日

Google ドライブでのサードパーティとの共有機能が改良されます

お客様の組織と協力関係にある請負業者やベンダーなどのサードパーティの中には、Google アカウントを持たない企業が多く見受けられます。そのような相手とも迅速かつ簡単、安全に情報を共有できることが不可欠です。そこでこのたび、皆様からのフィードバックを踏まえ、Google アカウントを持たないユーザーと Google のファイルを共有する際の画面表示を近日中に変更することになりました。

現在の共有方法
現在の仕様では、ドメイン外のユーザーとのファイル共有および Google アカウントを持たないユーザーに対する共有の招待状の送信を管理者が許可している場合、組織内のユーザーは、Google ドライブに保存されているファイルを Google アカウントを持たない任意のユーザーと共有できます。外部ユーザーにファイルのプレビューを許可している場合は、Google アカウントがなくても 14 日間ファイルを閲覧できます。外部ユーザーに Google へのログインを義務付けている場合、ファイルを閲覧するためには 14 日以内に Google アカウントを作成する必要があることを伝えるメッセージが、Google アカウントを持たないユーザーに対して表示されます。しかしながら、相手にそのようなアカウントを作成する権限がない場合や期限内にアカウントを作成してもらえない場合には、共有したい情報が相手に届かないことになります。

ウェブ上でのファイル公開を許可している場合には、一般公開のリンクを共有するという方法もありますが、ファイルを共有する操作の中でそのオプションが明確に示されていないため、残念ながらあまり利用されていません。

今後の共有方法
Google Workspace(旧G Suite) ユーザーであるか、また Google アカウントをお持ちであるかにかかわらず、ファイルの共有を簡単かつ効果的に行っていただけるよう、リンクを知っている全員がファイルを閲覧できるオプションをユーザーの共有ダイアログに追加します。

このオプションは、共有設定([アプリ] > [Google Workspace(旧G Suite)] > [ドライブとドキュメント] > [共有設定])の内容が以下のすべてを満たす場合にのみ表示されます。

  1. ユーザーに対し、ドメイン外のユーザーとのファイル共有を許可している。
  2. ユーザーに対し、Google アカウントを持たないユーザーに共有の招待状を送信することを許可している。
  3. ユーザーに対し、ウェブ上でファイルを公開することを許可している。
  4. アクセス チェッカーの設定で [受信者のみ] を選択していない。
上記の条件を満たす場合、Google アカウントを持たないユーザーとファイルを共有するときに、ユーザーに対してこのようなダイアログが表示されるようになります。


 
[リンクを送信] を選択すると、そのファイルに対するリンクを共有できるようになり、リンクを知っている全員がファイルを閲覧できるようになります。この機能を利用することで、相手は期間の制限なく重要なコンテンツにアクセスできるようになり、Google アカウントを作成する必要もありません。

なお、他のファイルについては、これまでどおり [招待状を送信] がデフォルトで選択されています。

これらの変更は、即時リリース方式のドメインでは 7 月 26 日、計画的リリースのドメインではその 2 週間後に有効になります。

本ブログの原文(英語)は、こちらをご覧ください。
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リリースの詳細
リリース方式:
即時リリースが対象(2017 年 7 月 26 日)。計画的リリースはその 2 週間後に展開予定

エディション:
Google Workspace(旧G Suite) のすべてのエディションが対象

展開ペース:
完全に展開(機能が表示されるまでに 1~3 日かかります)

対象:
すべてのユーザー

対応:
必要に応じてチェンジ マネジメントを推奨

より詳しく
ヘルプセンター: ファイルの共有権限を設定する

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