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2016年1月28日(木曜日)

Google ドライブのファイル共有管理の向上

Google Workspace(旧G Suite) を使用して Google ドライブのファイルを共有する場合、Google では受信側のユーザーが実際にファイルにアクセスできるよう努めています。例えば、Gmail で Google スライド プレゼンテーションへのリンクを挿入し、そのプレゼンテーションが受信者と共有されていない場合、メールを送信する前にプレゼンテーションを共有するオプションが表示されます。

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ドキュメント、スプレッドシート、スライドのコメントに "+" でユーザーを追加する場合やスプレッドシート内の保護された範囲にユーザーを追加する場合、またはカレンダーの招待 (アクセス権がまだない相手に提供) に Google ファイルを添付する場合も、同じオプションが表示されます。

しかしこのようなシナリオにおいて、ユーザーの共有オプションをより細かく Apps 管理者が管理したいとの要望が挙がっていました。その要望にお応えして本日、管理コンソール ([管理コンソール] > [アプリ] > [Google Workspace(旧G Suite)] > [ドライブの設定] > [共有設定]) に [アクセス チェッカー] 設定を新しく導入しました。

管理者が外部や一般へのファイル共有を許可している (つまり、管理者が [XYZ ドメインのユーザーが、ウェブ上でファイルを公開したり、一般公開または限定公開ファイルとして一般ユーザーが閲覧できるようにしたりすることを許可する] の横にあるボックスをオンにしている) 場合、上述したシナリオでファイルを共有すると、管理者は次の 3 つのオプションのいずれかをユーザーに選択できます。
  • オプション 1:受信者のみ、ユーザーのドメイン、一般公開 (Google アカウントは不要)。
  • オプション 2:受信者のみ、ユーザーのドメイン。
  • オプション 3: 受信者のみ。

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例えば管理者がオプション1 を選択し、ドメイン内のユーザーがカレンダーの予定に Google スプレッドシートを添付する場合、ユーザーは予定のゲストにだけスプレッドシートを共有するか、または次のいずれか ((1) リンクを知っているユーザーのドメインの全員 (すべてのゲストが同じドメインの場合)、(2) リンクを知っている全員が行える操作 (ゲストが異なるドメインの場合)) を確認されます。

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ローンチ時に管理者が外部や一般へのファイル共有を許可している場合、[受信者のみ、ユーザーのドメイン、一般公開] のオプションが既定で選択されています。
 
代わりに管理者が外部や一般へのファイル共有を禁止している場合、上述したシナリオでファイル共有すると、管理者は次の 2 つのオプションのいずれかをユーザーに表示できます。
  • オプション 1:受信者のみ、ユーザーのドメイン。
  • オプション 2:受信者のみ。
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これらの管理者の場合、[受信者のみ、ユーザーのドメイン。] オプションが既定で選択されています。
 
ユーザーに表示される共有オプションは、ドキュメント オーナーのドメインの設定を基に決められています。ファイルを共有するユーザーのドメインでの設定とは異なる場合がありますので注意してください。あるユーザーが複数のファイルを共有し、それぞれのファイルに異なるポリシーが適用されている (例:ドキュメントのオーナーが異なるドメインに属している) 場合、最も許可が少ないポリシーに準拠したオプションがユーザーに表示されます。
 
次の例を考えてみましょう。ユーザーが 3 つのファイルを添付してメールを送信しようとしています。あるファイルは一般への公開を許可していて、他の 2 つは受信者のみに共有を許可しているとします。この場合、オプションはファイル共有に関連する最も許可が少ないポリシーに準拠するため、受信者と共有するオプションだけが表示されます。

本ブログの原文 (英語) は、こちらをご覧ください。


リリースの詳細
リリース方式:
即時リリースと計画的リリースの両方が対象 

展開ペース:
完全に展開(機能が表示されるまでに 1 〜 3 日かかります)

対象:
管理者とユーザー

対応:
管理者による対応が必要 

より詳しく
ヘルプセンター
 
 

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