Google Workspace(旧G Suite)  最新アップデート情報

Google Workspace(旧G Suite) > Google Workspace(旧G Suite) 最新アップデート情報 > Google ドライブのファイル共有管理の向上

Google ドライブのファイル共有管理の向上

2016年1月28日(木曜日)

Google Workspace(旧G Suite) を使用して Google ドライブのファイルを共有する場合、Google では受信側のユーザーが実際にファイルにアクセスできるよう努めています。例えば、Gmail で Google スライド プレゼンテーションへのリンクを挿入し、そのプレゼンテーションが受信者と共有されていない場合、メールを送信する前にプレゼンテーションを共有するオプションが表示されます。

massage1.PNG

ドキュメント、スプレッドシート、スライドのコメントに "+" でユーザーを追加する場合やスプレッドシート内の保護された範囲にユーザーを追加する場合、またはカレンダーの招待 (アクセス権がまだない相手に提供) に Google ファイルを添付する場合も、同じオプションが表示されます。

しかしこのようなシナリオにおいて、ユーザーの共有オプションをより細かく Apps 管理者が管理したいとの要望が挙がっていました。その要望にお応えして本日、管理コンソール ([管理コンソール] > [アプリ] > [Google Workspace(旧G Suite)] > [ドライブの設定] > [共有設定]) に [アクセス チェッカー] 設定を新しく導入しました。

管理者が外部や一般へのファイル共有を許可している (つまり、管理者が [XYZ ドメインのユーザーが、ウェブ上でファイルを公開したり、一般公開または限定公開ファイルとして一般ユーザーが閲覧できるようにしたりすることを許可する] の横にあるボックスをオンにしている) 場合、上述したシナリオでファイルを共有すると、管理者は次の 3 つのオプションのいずれかをユーザーに選択できます。
  • オプション 1:受信者のみ、ユーザーのドメイン、一般公開 (Google アカウントは不要)。
  • オプション 2:受信者のみ、ユーザーのドメイン。
  • オプション 3: 受信者のみ。

massage_2.PNG

例えば管理者がオプション1 を選択し、ドメイン内のユーザーがカレンダーの予定に Google スプレッドシートを添付する場合、ユーザーは予定のゲストにだけスプレッドシートを共有するか、または次のいずれか ((1) リンクを知っているユーザーのドメインの全員 (すべてのゲストが同じドメインの場合)、(2) リンクを知っている全員が行える操作 (ゲストが異なるドメインの場合)) を確認されます。

massage_3.PNG


massage_4.PNG

ローンチ時に管理者が外部や一般へのファイル共有を許可している場合、[受信者のみ、ユーザーのドメイン、一般公開] のオプションが既定で選択されています。
 
代わりに管理者が外部や一般へのファイル共有を禁止している場合、上述したシナリオでファイル共有すると、管理者は次の 2 つのオプションのいずれかをユーザーに表示できます。
  • オプション 1:受信者のみ、ユーザーのドメイン。
  • オプション 2:受信者のみ。
massage_5.PNG

これらの管理者の場合、[受信者のみ、ユーザーのドメイン。] オプションが既定で選択されています。
 
ユーザーに表示される共有オプションは、ドキュメント オーナーのドメインの設定を基に決められています。ファイルを共有するユーザーのドメインでの設定とは異なる場合がありますので注意してください。あるユーザーが複数のファイルを共有し、それぞれのファイルに異なるポリシーが適用されている (例:ドキュメントのオーナーが異なるドメインに属している) 場合、最も許可が少ないポリシーに準拠したオプションがユーザーに表示されます。
 
次の例を考えてみましょう。ユーザーが 3 つのファイルを添付してメールを送信しようとしています。あるファイルは一般への公開を許可していて、他の 2 つは受信者のみに共有を許可しているとします。この場合、オプションはファイル共有に関連する最も許可が少ないポリシーに準拠するため、受信者と共有するオプションだけが表示されます。

本ブログの原文 (英語) は、こちらをご覧ください。


リリースの詳細
リリース方式:
即時リリースと計画的リリースの両方が対象 

展開ペース:
完全に展開(機能が表示されるまでに 1 〜 3 日かかります)

対象:
管理者とユーザー

対応:
管理者による対応が必要 

より詳しく
ヘルプセンター
 
 

Google Workspace(旧G Suite)の機能を
メール・カレンダー・ドキュメントだけだと思っていませんか?

Google Workspace(旧G Suite)はメール・カレンダー・ドキュメントといった機能以外にも、
顧客管理・社内ポータルなど、様々な機能拡張が可能です。

拡張機能例

社内ポータル

社内ポータル

掲示板

掲示板

電話メモ

電話メモ

勤怠管理

勤怠管理

ワークフロー

ワークフロー

タイムカード

タイムカード

顧客管理

顧客管理

営業日報

営業日報

セキュリティ

セキュリティ

経費精算

経費精算

アプリ開発

アプリ開発

こんな方にオススメ

  • ✓ Google Workspace(旧G Suite) を社内で導入しているが、
    メールとカレンダー・ドキュメントしか使えていない。
  • ✓ Google Workspace(旧G Suite) を活用し、業務改善を行いたい。
  • ✓ Google Workspace(旧G Suite) を最大限に活用したい。

Google Workspace(旧G Suite) 連携サービスを活用し、低コスト・スピーディーに Google Workspace(旧G Suite) の機能拡張を実現します。
Google Workspace(旧G Suite) をより便利に使えるよう、システムクレイスが全面的にサポートします。
導入後も、研修・運用サポートなど、万全のサポート体制をご用意しております。

Google Workspaceの
活用例はこちら

関連するGoogle Workspace(旧G Suite) 最新アップデート情報

GoogleドライブのリクエストやコメントにGoogle Chatから対応可能
2023年11月24日
概要 Chat用のGoogle ドライブアプリを使用すると読み取り専用の通知をChatで受け取ることができますが、利便性の向上の為にさらに以下の機能が追加されました。 ・Googleドキュメント、…
Googleドライブで簡単にファイルのロック操作を実行
2023年9月15日
概要 Googleドライブ内でファイルをロックする際に右クリックのメニューから簡単に行えるようになりました。 これまではファイルの承認機能などを使用する必要がありましたが、よりシンプルで効率的に制…
Google ドライブの検索チップでスピーディーなファイルの検索が可能に
2023年4月14日
概要 Google ドライブに検索チップが導入され、ファイル形式や最終更新日などの条件でフィルタができるようになり、すばやく絞り込んで探すことが可能になりました。   ご利用にあたって…
Google Workspaceの共有ドライブのフォルダ共有が可能に
2022年12月16日
この記事は 12 月 8 日に英語版ブログに掲載された記事を翻訳したものです。   概要 現在、Google Workspace管理者は、共有ドライブのコンテンツを編集、整理、削除する…
Google ドライブの共有候補の表示機能でファイル共有がより簡単に
2022年12月2日
この記事は 11 月 16 日に英語版ブログに掲載された記事を翻訳したものです。   概要 Google ドライブでよくファイル共有を行う相手とより簡単にファイルを共有できるようになり…
Googleドライブでゲストとの共有を利用した連携の強化
2022年9月9日金曜日
この記事は8 月 24 日に英語版ブログに掲載された記事を翻訳したものです。   概要 現在、Google アカウントの無いユーザーとアイテムを共有するためには、PIN コードで安全な…
Googleドライブで保存したファイルの場所を簡単に見つけられるように
2022年6月17日金曜日
概要 Googleドライブの 検索結果、最近使用したアイテム、スター付き、ゴミ箱のそれぞれの ページで、既存の表示項目であるファイル名、オーナー、最終更新日、ファイルサイズに加えて、ファイルの保存場…
GoogleドライブからGoogle Meet内のコンテンツを容易に検索可能に
2022年5月20日金曜日
この記事は5 月 10 日に英語版ブログに掲載された記事を翻訳したものです。   概要 「Google Meet」アプリの利用によりGoogleドライブ内で、以下のようなMeet のコ…
Googleドライブの変更履歴で外部ユーザーが関わるものが監査ログから確認可能に
2022年3月18日金曜日
この記事は 3 月 2 日に英語版ブログに掲載された記事を翻訳したものです。   概要 ドライブの管理者は、自身の所属する組織だけでなく、外部の組織やユーザーによる変更履歴(コピー、移…
Googleドライブのナビゲーションバーに新しい機能を追加
2022年2月10日金曜日
この記事は 1 月 27 日に英語版ブログに掲載された記事を翻訳したものです。 概要 Google ドライブ内の URL バーから、主なページや機能に迅速にアクセスすることが可能になりました。…

お問い合わせ・資料請求

Google Workspace(旧G Suite)の活用に関するご質問・ご相談は、
お気軽にお問い合わせください。