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WEBマーケ:スマートデバイスで仕事を効率化したい!

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スマートデバイスで仕事を効率化したい!

課題

弊社はウェブマーケティングを行っている会社で、

お客様のウェブサイトの制作やマーケティング面のコンサルティングを行っています。

 

もともと他社グループウェアを導入済みなのですが、社内でなければ利用できず

メールもスマホでチェックは出来ますが動作が遅く社内の不満が溜まっていました。

また自分のスケジュールのチェックも外出先から出来るようにしたい、他のメンバーと共有したいという

要望も挙がってきており、Google Appsを検討し始めました。

 

普段、営業マンはタブレットをもってお客様先に訪問することが多く

スマホやタブレットでのワークスタイルの変化に社内システムがついていけていませんでした。

また、常にお客様先で新しい要件やウェブサイトの改修が発生することもあり

それをいち早く社内のメンバーに共有する必要もあります。

今まではその内容をメモして、あとで要件リストにまとめ直して

社内メンバーに共有という二度手間が発生していました。

ご提案

ままず、Google Appsを導入することで以下の要件を満たすことが出来ます。

・社内でしか利用できないグループウェア

・メールの動作が遅い

・外出先からスケジュールのチェック、同僚と共有

 

Google Appsは他社のグループウェアとは違い、

完全にウェブ上での利用を想定して開発されたアプリケーションですので

動作の不安定さなどストレスに感じることがありません。

もちろん、スマホやタブレットなどの端末での利用もアプリ不要です。

 

また、客先での要件共有ですが、

ZohoCRMを導入することでGoogle Appsと連携をしたうえで

顧客情報や案件の進捗状況を社内一元共有することが出来ます。

Googleカレンダーと顧客への活動タスクを同期させたり

メール履歴を共有したり、案件進捗などを定期的に自動で共有することも可能です。

 

Google Appsからダイレクトにログインも可能ですので

別々のアカウント情報やパスワードを管理する手間も省けます。

結果

検討の結果、

グループウェアをGoogle Appsに、顧客管理をZohoCRMにすることにしました。

 

まずGoogle Appsを導入して驚いたのはメール操作の快適さです。

今まではメールのデータが貯まれば貯まるほど、メーラーの動作が遅く

そこからメール検索するとなると、とてもストレスを感じていたのですが

Gmailですと検索スピードも早く、欲しい情報がさっとてにはいります。

また、スマホやタブレットでもPC同様に利用できるのでワークスタイルの変化に柔軟に対応が可能です。

 

ZohoCRMに関しても、今までExcelで行っていた顧客の管理を

社内で一元管理することが出来、リアルタイムに進捗状況を共有することが出来るようになりました。

今ではこのZohoCRMの定期レポートという機能で週に一回各営業マンの活動報告を

上司に自動でメール配信する運用をとっています。

ZohoCRMに最新の情報を入力しておけば、わざわざ報告を別で作成する必要もなく

作業効率があがりました。

また、Googleカレンダーとの連携で予定の管理と顧客管理を同時に行うことが出来、

一つのシステム内での運用に近い事ができるようになりました。

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