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G Suite(Google Apps) 導入事例

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無料版Gmailから有料版へ移行してセキュリティ強化と業務効率向上を実感

課題

当社開発製品を販売するにあたり製品の勉強を代理店にGoogleサイトにe-learning用のサイトを作り、デモ動画でしていただいています。
ビジネス用のGoogleを使用するのに今一歩踏み出せず、無料版のGmailで動画を保存して代理店にアカウントとパスワードをそのまま教えている現状です。

 

また、動画の容量が大きいため一つの動画に対して1アカウントしか容量制限のため使えず、製品数に伴い動画の数(アカウント数)も増えており管理が難しくなってきました。

 

メール面でも取引先代理店が多いため1日100通程度までしかやり取りができません。

 

今までは代理店を信用していたため、アカウントの悪用はされたことはありませんがセキュリティ面で勝手にパスワード変更等されないか心配の声が社内からあがっています。

 

そこで、代理店であるシステムクレイスがG Suite(Google Apps)を導入していることを知り、話を聞いていくうちに当社でも応用ができるのではないかと思いました。

ご提案

(1)e-learningサイト用の専用アカウントを作成
   いくつものアカウントを抱えなくても、一つのアカウントだけでe-learning用サイトを管理できます!
   容量が足りなくなってきたら目的のアカウントだけにストレージ追加できるので
   無駄なお金が掛かりません。

 

(2)セキュリティについて
  アカウントを管理している特権管理者がいますのでパスワードを勝手に変更されることはありません。

 

(3)無料版GmailとG Suite(Google Apps)ではメールの送受信数が違います
  無料版Gmailでは約100通、G Suite(Google Apps)では約2,000通やり取りできるので数を気にしながら
ツ黴€  メールをする必要はありません。

結果

G Suite(Google Apps)を導入後、e-learningサイトの管理が以前と比べて格段に楽になりました。
目的の動画を探すときも検索欄にキーワードを入れるだけですぐに見つけられるので管理も早くできます。

 

無料版では動画ごとにアカウントを増やすしかできませんでしたが、G Suite(Google Apps)なら1つのアカウントにストレージを追加するだけで済むので無駄なお金が掛からなくなったように感じます。

 

セキュリティ面でも代理店にデモ動画だけを送れるので、安心できました。

 

何より、アカウントの管理に時間を掛けていたので時短につながり他の作業も出来るようになったのでとても助かっています。

G Suite(Google Apps)の機能を
メール・カレンダー・ドキュメントだけだと思っていませんか?

G Suite(Google Apps)はメール・カレンダー・ドキュメントといった機能以外にも、
営業管理・顧客管理・社内ポータルなど、様々な機能拡張が可能です。

拡張機能例

社内ポータル 掲示板 電話メモ 勤怠管理 ワークフロー タイムカード 顧客管理
営業管理 営業日報 セキュリティ 経費精算 データベース プロジェクト管理 カスタマイズ

こんな方にオススメ

  • G Suite(Google Apps) を社内で導入しているが、メールとカレンダー・ドキュメントしか使えていない。
  • G Suite(Google Apps) を活用し、業務改善を行いたい。
  • G Suite(Google Apps) を最大限に活用したい。

G Suite(Google Apps) 連携サービスを活用し、低コスト・スピーディーに G Suite(Google Apps) の機能拡張を実現します。
G Suite(Google Apps) をより便利に使えるよう、システムクレイスが全面的にサポートします。
導入後も、研修・運用サポートなど、万全のサポート体制をご用意しております。

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