一問一答

Google Workspace(旧G Suite) > 一問一答 > 退職者が出たときのGoogle Workspace(旧G Suite)のアカウントでの対処法について知りたい

退職者が出たときのGoogle Workspace(旧G Suite)のアカウントでの対処法について知りたいのですが・・・

質問
退職者が出たときのGoogle Workspace(旧G Suite)のアカウントでの対処法を教えてください

回答

社員が退職されたときに、真っ先に浮かぶのは退職した社員のGoogle Workspace(旧G Suite)のアカウント情報のその後についてだと思います。

企業様それぞれのGoogle Workspace(旧G Suite)のアカウントの運用方法があると思いますが、以下に弊社で実際にご提案した方法をご案内させていただきます。

 

まず、何もせずにGoogle Workspace(旧G Suite)のアカウントを削除すると退職者が利用していたGoogle Workspace(旧G Suite)の情報がすべて確認できなくなってしまいます。

削除設定をしてしまう前にGoogle Workspace(旧G Suite)のメールなどの退職者アカウントの情報をバックアップ等をすることをおすすめしております。

 

Google Workspace(旧G Suite)では、退職者のGoogle Workspace(旧G Suite)アカウントにログインしてバックアップを作成する方法と管理コンソールから操作する方法の2通りの方法がございます。

 

【退職者のGoogle Workspace(旧G Suite)アカウントにログインしてバックアップする方法】

退職者のアカウントにログインし個人で設定するアカウント情報のうち、コンテンツの管理にて「アーカイブを作成」を選択します。

メールなどのバックアップをとりたいサービスを選択しアーカイブを作成します。

作成したアーカイブは約7日程、5回まで再ダウンロードが可能です。

※ドライブも選択できますが、きちんとオーナー権の譲渡を済ませておかないと後々ファイルの閲覧及び編集が不可能になります。

 

 こちらは主に退職者がお客様とやり取りしていたメールの内容をバックアップするときに用いるやり方です。

アーカイブを作成するのに時間がかかることもありますが、使用した容量によりけりですのでご安心してお待ちいただければと思います。

 

 

【管理コンソールから操作する方法】

管理コンソールにログインし退職者のGoogle Workspace(旧G Suite)アカウントを表示、削除設定項目にいき、譲渡先のアカウントを記入すればオーナー権の譲渡が完了します。

 

管理コンソールから操作する際は、アーカイブの作成程自由度はありませんが、ドライブのオーナー権の譲渡設定をすることが可能です。

退職者のGoogle Workspace(旧G Suite)のアカウントのドライブのオーナー権を後任者に譲渡しておかないと、退職者がGoogle Workspace(旧G Suite)のドライブ上で作成したファイルが退職者とファイル共有していた方は閲覧及び編集ができなくなってしまいます。

 

オーナー権限を譲渡せず退職者のGoogle Workspace(旧G Suite)のアカウントを削除してしまった場合は、削除してから5日まではアカウントの復活ができますのでそちらをご活用いただければと思います。

5日が過ぎた場合は、はじめからファイルを作成し直す必要があるのでご注意下さい。

 

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