社員が退職されたときに、真っ先に浮かぶのは退職した社員のG Suite(Google Apps)のアカウント情報のその後についてだと思います。

企業様それぞれの運用方法があると思いますが、以下に弊社で実際にご提案した方法をご案内させていただきます。

まず、何もせずにアカウントを削除すると退職者が利用していたG Suite(Google Apps)の情報がすべて確認できなくなってしまいます。

削除設定をしてしまう前に退職者アカウントの情報をバックアップ等をすることをおすすめしております。

G Suite(Google Apps)では、退職者のG Suite(Google Apps)アカウントにログインしてバックアップを作成する方法と管理コンソールから操作する方法の2通りの方法がございます。

【退職者のG Suite(Google Apps)アカウントにログインしてバックアップする方法】

退職者のアカウントにログインし個人で設定するアカウント情報のうち、コンテンツの管理にて「アーカイブを作成」を選択します。

バックアップをとりたいサービスを選択しアーカイブを作成します。

作成したアーカイブは約7日程、5回まで再ダウンロードが可能です。

※ドライブも選択できますが、きちんとオーナー権の譲渡を済ませておかないと後々ファイルの閲覧及び編集が不可能になります。

 こちらは主に退職者がお客様とやり取りしていたメールの内容をバックアップするときに用いるやり方です。

アーカイブを作成するのに時間がかかることもありますが、使用した容量によりけりですのでご安心してお待ちいただければと思います。

【管理コンソールから操作する方法】

管理コンソールにログインし退職者のG Suite(Google Apps)アカウントを表示、削除設定項目にいき、譲渡先のアカウントを記入すればオーナー権の譲渡が完了します。

管理コンソールから操作する際は、アーカイブの作成程自由度はありませんが、ドライブのオーナー権の譲渡設定をすることが可能です。

ドライブのオーナー権を後任者に譲渡しておかないと、退職者がG Suite(Google Apps)のドライブ上で作成したファイルが退職者とファイル共有していた方は閲覧及び編集ができなくなってしまいます。

オーナー権限を譲渡せず削除してしまった場合は、削除してから５日まではアカウントの復活ができますのでそちらをご活用いただければと思います。

５日が過ぎた場合は、はじめからファイルを作成し直す必要があるのでご注意下さい。