一問一答

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使い方について知りたいのですが。

質問
Google Apps for Businessですと色々と機能があり、正直どういった使い方をすればいいのかわかりません。何か参考になる使い方や、どう使い方を考えれば良いなどありますか?

回答

Google Apps for Businessは色々な使い方ができます。

 

単純に機能だけで見るとGmailやGoogleカレンダー等、色々な機能がそろっており、単純にいうとメールが使える、スケジュールが共有できるという使い方になるのですが、それでは非常にコストパフォーマンスが悪いですね。

 

参考例ではスマートフォンから営業日報を入力するのにGoogleフォームを利用して管理したり、元々営業売上速報をエクセルでやり取りしていたのをスプレッドシートにして各拠点の営業所長同士で入力して利用しているなどになります。

そういった使い方をされている会社様については、私たちはまずはGoogle Appsの機能で考えるのではなく、今行っている使い方(利用シーン)のみを一覧で洗い出してみるところからアドバイスさせて頂いています。

 

例えばエクセルで管理しているのはどういったものがるのか?

1.営業日報、2.売上集計、3.経費精算など、一つ一つ記載していき、その後Google Appsで置き換えられそうなのがどれなのか?を見ていく事で、導入時のステップも決めやすいですし、運用が変わらず作業がGoogle Apps上になるだけであれば、ほとんど使い方が変わらない部分から導入していこうなど、導入自体もスムーズに行くためです。

 

どういった使い方をするのか?ではなく、まずは何を自分たちは利用しているのか?から始めるて導入していく形をとると、時間はかかりますが最終的に素晴らしい効果が出てくるのがGoogle Appsの良いところだと考えています。

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