一問一答

HOME > 一問一答 > Googleドライブ上で社外のユーザーに一定期間だけファイルを共有公開について知りたい

Google ドライブの共有設定の有効期限について知りたいのですが・・・

質問
Googleドライブ上で社外のユーザーに一定期間だけファイルを共有公開したいのですが、いい方法はありませんか?

回答

Googleドライブでは、今年に入ってから最新のアップデートで有効期限が設定できる機能が新たに実装されましたので スクリプトでプログラムを組まなくても簡単にかつ手早く設定することが可能になりました。

 

以下のような設定方法で有効期限の設定が可能になります。

有効期限を設定したいファイルをひらき、共有設定をひらきます。

(フォルダに設定したい場合は、フォルダにカーソルをあて、右クリックなどしてください。)

共有設定からさらに詳細設定を選択し、共有しているユーザー一覧を表示させます。

ここで、ユーザーアイコンにカーソルをあてると、編集権限を変更設定することができるプルダウンの左横に

ストップウォッチのようなアイコンが表示されますので、こちらをクリックして有効期限を設定することができます。

有効期限の設定は、日数単位での設定となります。

 

ここで注意していただきたいのが、有効期限を設定したユーザーは、

「コメント可」以下のユーザーアクセスレベルに自動的に変更されます。

よって、編集権限を持つユーザーに対して有効期限を設定することは、

現状のGoogleドライブでは実装されておりませんのでご注意してください。

 

現状のGoogle ドライブでは、ご質問にあったように社外のプロジェクトメンバーに対して行う設定に非常に適していると考えられます。

 

また、Googleドライブの特性上、ファイルのダウンロード、印刷、コピーなどの操作が容易にできてしまいます。

特に社外ユーザーがプロジェクト終了後にファイルのダウンロード、印刷、コピーなどの操作をしないために、

「コメント権を持つユーザーと閲覧権を持つユーザーのダウンロード、印刷、コピーを無効にします」の

チェックボックスに合わせてチェックを入れてご活用されることをおすすめいたします。

 

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