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G Suite 導入/活用ポータルサイト > 一問一答 > G Suite(Google Apps)のGoogleドライブの活用法について知りたい

Googleドライブの活用法などを知りたいです

質問
Googleドライブの活用法などを知りたいです

回答

Googleドライブは、クラウド上で利用できるファイルストレージサービスです。

色々なファイルをGoogleのクラウドサーバ上にアップロードし保管、同僚と

そのファイルを共有したり資料をリアルタイムに共同編集することができます。

このGoogleドライブは専用のソフトウェアのインストールなどは必要がなく、

インターネットに接続できる環境さえあればいつでもどこでもご利用可能です。

 

1.スターや色分けでの区別  

Googleドライブではフォルダ分けでデータの区別や判別、カテゴライズができますが

スターや色分け機能でより細かく、直感的にファイルやフォルダを区別することができます。

スターとは:ファイルやフォルダにスターを付けることで「重要なデータ」というしるしをつけることができます。

      スターを付けたファイルやフォルダは「スター付き」に分類されますので重要なファイルのみを

      一覧表示することができます。

 

色分けとは:フォルダ単位に使える機能で、フォルダに自由に色を付けることが出来ます。

      たとえば「提案資料は赤、社内で使う資料は青、見積は黄色」など

      内容や相手によって色分けをすることで 直感的にデータを区別することが出来ます。

 

2.Microsft OfficeファイルをGoogleドキュメント形式に変換

GoogleドライブにアップロードしたエクセルやワードなどMicrosoft Officeのデータを編集したい場合、

通常は一度自分のパソコンなどにダウンロードしてから編集をして、

新しいファイルをGoogleドライブにアップし直すという流れになりますが

Googleドライブの変換機能を使うことでエクセルやワードを

スプレッドシートやドキュメント形式に変換することができます。

この変換を行えば、いちいちパソコンにダウンロードせずともクラウド上で編集を行うことが出来ます。

 

3.高度な検索機能

Googleドライブでファイルを検索する場合、より細かい条件指定で検索を行うことが出来ます。

Googleドライブの画面上にある検索バーをクリックすることで細かい条件を指定することが出来ます。

たとえば、ファイルの形式を絞ったり、ファイルのオーナーや共有相手、

ファイルデータ内のキーワードなど 通常のファイルサーバなどではできないくらいの細かい条件指定が可能です。

 

4.パソコンと同期をする

Googleドライブ専用アプリをパソコンにインストールすることで

クラウド上のGoogleドライブと自分のパソコンで データを同期することができます。

この同期を行うと、Microsoft officeを直接起動して

編集、保存をすることでクラウド上の同名ファイルも最新版に更新されます。

 

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Gmail

独自ドメインで使えるビジネス用の Gmail。強力な迷惑メール フィルタを備え、各種携帯端末でも利用できます。

カレンダー

チームメンバーと予定を共有できるスケジュール帳。スケジュール調整にかかる時間と手間を省きます。

ドライブ

1 ユーザーあたり 30 GB から容量無制限のオンラインストレージ。ファイルを共有したり、大容量ファイルを送るのも簡単です。

管理コンソール

写真や表を駆使した資料から報告書、スプレッドシートまで、多彩な文書・シートを作れる文書作成ツールです。

ハングアウト

1 対 1、またはグループでのチャットやビデオ会議ができるコミュニケーション ツールです。

サイト
Comming
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社内ポータル サイトから、会社のホームページまでを簡単に作れる多機能なウェブページ作成ツールです。

G Suite(Google Apps)の機能を
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拡張機能例

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