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メールの削除機能について知りたいのですが・・・

質問
メールの自動削除機能は通常ごみ箱に入れたら30日で削除されますが、細かく設定することはできますか?

回答

Gmailのデフォルト設定では、ごみ箱にメールを移動すると30日で自動で削除されます。
こういったデフォルト設定では企業の運用に合わないなどがあった場合、管理コンソールより削除時期の設定を変更することができます。
特権管理者権限を持っている方は、管理コンソールにログインし、Gmailの詳細設定のメールの自動削除項目にて、メールメッセージを指定日数になったらごみ箱に移動するのか、もしくはメールメッセージを完全に削除するのかそれぞれの運用にあった方法をご選択いただければと思います。
削除日数については、上限日数が設定されております。
(弊社検証環境では5ケタまで入力が可能でした。)

管理コンソールから設定するときの注意点として、管理コンソールからの設定はドメイン全体に浸透することをご留意ください。
ドメイン全体ということは、アカウント全体に影響が出るので個々での設定ができません。
削除したくないラベルを設定することも可能ですが、こちらを設定する際は、Gmailがデフォルトで設定しているようなラベルを選択した方がいいかもしれません。

また、管理コンソールから全体へ設定が浸透してしまうのは困る・個々で自動削除日数を決めたいという企業様には、G Suite ScriptというG Suite(Google Apps)上でプログラムを組むことをおすすめしております。
例えば、あらかじめプログラムを構築しておけば、何日、何年またはカスタムで月日の指定ができ、さらには自動で毎週(もしくは毎日)この時間帯にメールの自動削除をするトリガーを設定しておけば、最初の設定だけで、あとは自動で一定期間ごとにメールが自動で削除されるのでとても便利なプログラムです。

システムクレイスではG Suite(Google Apps)の保守サポートの他にも、お客様のご要望にあった開発などを提案することも可能でございますので、まずはお気軽にご相談いただければと存じます。

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