一問一答

Google Workspace(旧G Suite) > 一問一答 > Googleカレンダーで会議室などの設備予約システムを知りたい

Googleカレンダーで設備予約について知りたいのですが・・・

質問
Googleカレンダーで会議室などの設備を予約できる機能はありますか?

回答

Googleカレンダーはクラウド上で利用できるスケジュール管理、共有ツールです。

Google Workspace(旧G Suite)の機能の一つで、特別なソフトウェアは不要でインターネットに接続さえ出来ればいつでもどこでも利用できます。

無料版のGoogleサービスでもGoogleカレンダーは利用可能ですが、大きな違いとして設備予約の機能がGoogle Workspace(旧G Suite)の場合ですと可能になります。Google Workspace(旧G Suite)のGoogleカレンダーで会議室を予約することで、予約の重複や、急な来客に応対するスペース不足など、会議室に関する課題を解決することができます。

 

1.施設予約

Google Workspace(旧G Suite)のGoogleカレンダーでは社内の施設予約を行うことが出来ます。

会議室や社用車など会社で共用するものであれば「リソース」として予約管理をGoogleカレンダー上で行うことが出来ます。

リソースは予めGoogle Workspace(旧G Suite)の管理者が管理コンソール上で作成する必要があります。

 

手順: 管理者側の操作

1.管理者アカウントで管理コンソール( admin.google.com)へログインする。

2.管理コンソールで、アプリ→Google Workspace(旧G Suite)→カレンダー→リソース→「新しいリソースを作成」と移動します。

3.リソース情報を入力し保存します 。

 

ユーザー側操作:

1.自分のGoogleカレンダーを開きます。

2.画面左側の「他のカレンダー」→「おすすめのカレンダーを検索」→「その他」→「xxxx(自社ドメイン)のリソース」と移動

3.管理者が作成したリソースリストがあるので利用したいリソース名の右端の「登録」をクリック

4.Googleカレンダーに戻ります。

5予定作成時に「編集」→「会議室など」をクリックし、予約したいリソースの「追加」をクリックします

6.すると、予定のゲストとしてリソースが追加されますので、その他の予定情報を入力し保存します。

7.これで予定の作成とリソースの予約が完了しました。他のユーザーが同じリソースを同時間帯に予約しようとしても  既に予約されている場合には選択することが出来ないので予約が被る心配もありません。

 

Google Workspace(旧G Suite)のGoogleカレンダーの設備予約は設備自体を人と同じようにカレンダー上で管理できるのでより視覚的、直感的に利用することが出来ます。また、複数の設備予約を行えるので会議室が複数ある場合なども予約状況が簡単に把握でき便利です。

 

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