一問一答

Google Workspace(旧G Suite) > 一問一答 > Google Workspace(旧G Suite)のワークフローについて知りたい

Google Workspace(旧G Suite)のワークフローについて知りたいのですが..

質問
Google Workspace(旧G Suite)に申請や承認などのワークフローを行う機能はありますか?

回答

Google Workspace(旧G Suite) for workの機能に申請や承認のようなワークフローの機能はありません。
スプレッドシートを活用して申請や承認フローを運用することは不可能ではありませんが、
どうしても操作性や利便性などで満足行く申請や承認フローなどのワークフロー
Google Workspace(旧G Suite) for workだけで運用を行うことは難しいと思います。

 

Google Workspace(旧G Suite)を利用していて、ワークフローの運用したい場合は
サードパーティのワークフロー製品を導入することを推奨します。
ワークフロー製品を導入することで、申請、承認プロセスがどこで止まっているか明確にすることができます。

 

Google Workspace(旧G Suite) と連携するワークフローとして以下の3つをお勧めします。
それぞれのワークフローの特徴を比較し、御社に合ったワークフロー製品の導入を検討されてはいかがでしょうか。

 

1. X-point Cloudワークフローシステム
紙の申請書をイメージした入力フォームが特徴のワークフローシステムです。
X-point Cloudには以下のような特徴があり、Google Workspace(旧G Suite)と連携することでワークフローをより使いやすくすることができます。

 

1) 紙の申請書をそのままWebフォームに再現することが可能。
ドラッグ&ドロップで簡単に申請フォームを作成できます。紙の申請書をそのまま
Web上に再現するため、社員が違和感なく利用できます。

 

2) 入力支援機能で誰でも簡単に申請
マスタからの選択入力や数値自動計算、カレンダー入力など様々な入力支援機能があるため、
紙の申請書に慣れしたんだ社員でも、新しいワークフローシステムにスムーズに移行できます。

 

3) スピーディーな承認
承認フローにおいても、ワンクリック承認、スマホ・タブレット対応で、いつでもどこでも簡単に承認できます。
連続承認や代理承認なども可能であり、ワークフローをスムーズに稼働させることができます。

 

4) 様々な検索機能
書類名による検索はもちろん、日時・件名・申請者などで絞り込みが可能。
よく使う検索条件は保存しておくこともできます。

 

5) Google Workspace(旧G Suite)(旧 Google Apps)とX-point Cloudとの連携でシングルサインオン
X-point Cloudにログインせずにアクセスすることができ、
更にGoogleの機能(GmailやGoogleカレンダー)を連携させ、
通常業務の中に自然とクラウドワークフローシステムを取り入れることが可能となります。

 

 

2.rakumoワークフローシステム
rakumoワークフローは社内の稟議や精算などの申請・承認フローをクラウド上で行うことが
出来るアプリケーションです。
rakumoワークフローの特徴や導入するメリットは以下の通りです。

 

1) Google Workspace(旧G Suite)のアカウントに紐付いた運用
Google Workspace(旧G Suite)の「もっと見る」からシングルサインオンでアクセスが可能なので
いちいちrakumoワークフロー用のログインを別途行う手間なども発生しません。

 

2) 自由度の高いカスタマイズ
組織や申請経路、申請書のテンプレートなどをあらかじめ自由に作成することができます。
所属部署によって申請する経路が違う場合や、内容によって申請テンプレートが違う場合など
自社の運用に合うように自由なカスタマイズが可能となっています。
カスタマイズといっても専門的な知識やスキルは必要ありませんので
パソコンが扱える方であれば簡単に行うことが出来ます。

 

3) ワークフローの見える化
通常、紙ベースでの申請を行うと、承認フローが見える化されていないため、現在の状況が分からないのに加えて
承認者が複数いる場合などはどこで処理が滞っているのかが把握できません。
また、申請書自体を紛失してしまうリスクも含んでいます。
しかし、rakumoワークフローならばすべてクラウド上(インターネット上)で処理を行うので
紛失のリスクなどは有りませんし、申請状況を見える化しているので
今自分が上げた申請がどのような状況なのかがひと目で確認することが出来ます。

 

また、rakumoワークフローはGoogle Workspace(旧G Suite)と同じ環境で稼働しているという点も安心です。
100%ウェブのアプリケーションですので勿論スマホやタブレットでも快適に利用することが出来ます。

 

 

3.kintone開発のワークフローシステム
kintoneで自社のほとんどの業務フローを効率化できるクラウド型のワークフローシステムを、
最低5日、30万円の短納期・低コストで実現できます。
既存システムとの連携にも対応可能です。
kintoneでワークフローシステムを開発するメリットは以下の通りです。

 

1) 既存システムの連携や高度なカスタマイズが可能

 

2) フルカスタマイズで貴社に最適なシステムでの運用が可能

 

3) kintoneでワークフローのシステム開発を行うことで、プログラムの知識がなくてもドラッグ&ドロップで、直感的に簡単にシステムの改修が可能

 

4) 複数の機能があるワークフローシステムの構築も低コストで対応できる

 

経費精算」・「見積承認」など、様々な内容のワークフローに対応。
必要な情報を入力するだけで、申請側も承認側も負担のない運用が可能です。

 

システムクレイスでは、「Google Workspace(旧G Suite)の機能をもっと使いこなしたい」・「Google Workspace(旧G Suite)を活用して
業務改善やコスト削減につなげたい」というお客様の声にお応えし、管理者様やご利用者様向けの導入・活用研修や、
安心の訪問サポート付きの運用サポートサービスを行っています。
ぜひご利用ください。

システムクレイスでは、Google Apps Script(スクリプト)またはGoogle App Engine(プラットフォーム)を用い、お客様のご要望に応じたアプリケーションを開発いたします。

開発した専用のアプリケーションはGoogleのデータセンター上で動作が可能であり、Google独自のデータベースと連携させることが可能となります。

Google Workspace(旧G Suite) マニュアル

Gmail

独自ドメインで使えるビジネス用の Gmail。強力な迷惑メール フィルタを備え、各種携帯端末でも利用できます。

カレンダー

チームメンバーと予定を共有できるスケジュール帳。スケジュール調整にかかる時間と手間を省きます。

ドライブ

1 ユーザーあたり 30 GB から容量無制限のオンラインストレージ。ファイルを共有したり、大容量ファイルを送るのも簡単です。

管理コンソール

写真や表を駆使した資料から報告書、スプレッドシートまで、多彩な文書・シートを作れる文書作成ツールです。

ハングアウト

1 対 1、またはグループでのチャットやビデオ会議ができるコミュニケーション ツールです。

サイト
Comming
Soon...

社内ポータル サイトから、会社のホームページまでを簡単に作れる多機能なウェブページ作成ツールです。

Google Workspace(旧G Suite)の機能を
メール・カレンダー・ドキュメントだけだと思っていませんか?

Google Workspace(旧G Suite)はメール・カレンダー・ドキュメントといった機能以外にも、
営業管理・顧客管理・社内ポータルなど、様々な機能拡張が可能です。

拡張機能例

社内ポータル 掲示板 電話メモ 勤怠管理 ワークフロー タイムカード 顧客管理
営業管理 営業日報 セキュリティ 経費精算 データベース プロジェクト管理 アプリ開発

こんな方にオススメ

  • Google Workspace(旧G Suite) を社内で導入しているが、メールとカレンダー・ドキュメントしか使えていない。
  • Google Workspace(旧G Suite) を活用し、業務改善を行いたい。
  • Google Workspace(旧G Suite) を最大限に活用したい。

Google Workspace(旧G Suite) 連携サービスを活用し、低コスト・スピーディーに Google Workspace(旧G Suite) の機能拡張を実現します。
Google Workspace(旧G Suite) をより便利に使えるよう、システムクレイスが全面的にサポートします。
導入後も、研修・運用サポートなど、万全のサポート体制をご用意しております。

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