一問一答

Google Workspace(旧G Suite) > 一問一答 > Googleドライブ上で社外のユーザーに一定期間だけファイルを共有する際の有効期限の設定について知りたい

Google ドライブでのファイルの社外共有設定の有効期限について知りたいのですが・・・

質問
Googleドライブ上で社外のユーザーに一定期間だけファイルを共有公開したいのですが、有効期限を設けるなどいい方法はありませんか?

回答

Googleドライブでは、今年に入ってから最新のアップデートで、スプレッドシートなどで作成したファイルを社外の関係者など、外部へ共有の際に、有効期限が設定できる機能が新たに実装されました。スクリプトでプログラムを組まなくても簡単にかつ手早く社外へファイルを共有する際に有効期限を設定することが可能です。

 

以下のような設定方法でGoogleドライブで社外へファイル共有の際に有効期限の設定が可能になります。

Googleドライブで有効期限を設定したいファイルをひらき、共有設定をひらきます。

(フォルダに設定したい場合は、フォルダにカーソルをあて、右クリックなどしてください。)

 

共有設定からさらに詳細設定を選択し、共有しているユーザー一覧を表示させます。

ここで、ユーザーアイコンにカーソルをあてると、編集権限を変更設定することができるプルダウンの左横に

ストップウォッチのようなアイコンが表示されますので、こちらをクリックしてGoogleドライブのファイル有効期限を

設定することができます。

 

有効期限の設定は、日数単位での設定となります。

 

ここで注意していただきたいのが、有効期限を設定したユーザーは、

「コメント可」以下のユーザーアクセスレベルに自動的に変更されます。

よって、編集権限を持つユーザーに対して有効期限を設定することは、

現状のGoogleドライブでは実装されておりませんので、

事前に有効期限を設定し共有するユーザーに必要となる権限を確認しないといけない点に注意してください。

 

現状のGoogle ドライブでは、ご質問にあったように社外のプロジェクトメンバーに対して行う設定に非常に適していると考えられます。

 

また、Googleドライブの特性上、ファイルのダウンロード、印刷、コピーなどの操作が容易にできてしまいます。

特に社外ユーザーがプロジェクト終了後にファイルのダウンロード、印刷、コピーなどの操作をしないために、

「コメント権を持つユーザーと閲覧権を持つユーザーのダウンロード、印刷、コピーを無効にします」の

チェックボックスに合わせてチェックを入れてご活用されることをおすすめいたします。

 

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