一問一答

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グループウェアの文書管理機能について教えてください。

質問
グループウェアで文書管理という機能がよく有りますが、G Suite(Google Apps)にはそれらしきものが有りません。Googleドライブがそれにあたるのかなとも思うのですが、他社ではどのようにしているのでしょうか?

回答

G Suite(Google Apps)の使い方によりけりですが、大きく分けて2パターンあります。

 

一つ目が、グループウェアにある文書管理と同じような機能をG Suite(Google Apps)側で作ってしまうというパターンです。

Googleサイトという機能にファイルキャビネット機能が有るのですが、そちらを文書管理と同様の運用として利用すれば、十分に活用出来ると思います。

 

もう一つはGoogleドライブを利用される場合です。

Googleドライブはマイクロソフトのフォルダと同じようなファイル構成で利用でき、元々あったファイルを一括でアップロードしてファイル共有することも可能です。

 

また、組織ごとに見せる・見せないなども可能なので、細かい文書管理を行いたい場合には、Googleドライブを利用されているお客様も多いです。

しかし、元々グループウェアの文書管理にあげていたのは、社内のミーティング資料や、商品マニュアルなど、全社員で共有している資料という場合が多いです。

Googleサイトでグループウェアの様なサイトを作成し、その中に文書管理としてファイルを上げる方法も十分検討出来ると考えられます。

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Gmail

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1 ユーザーあたり 30 GB から容量無制限のオンラインストレージ。ファイルを共有したり、大容量ファイルを送るのも簡単です。

管理コンソール

写真や表を駆使した資料から報告書、スプレッドシートまで、多彩な文書・シートを作れる文書作成ツールです。

ハングアウト

1 対 1、またはグループでのチャットやビデオ会議ができるコミュニケーション ツールです。

サイト
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